Como um software de auditoria de frete te deixa mais produtivo

A tecnologia, mais do que nunca, é uma aliada fundamental para o sucesso dos negócios. No setor logístico, um software de auditoria de fretes é um ótimo exemplo de como a rotina pode ser mais produtiva e eficiente. Além de reduzir custos, a automação nesta etapa final da contratação de fretes permite a mensuração dos resultados e a melhoria no relacionamento com as transportadoras.


 

Aqui nós listamos algumas das vantagens que um software de auditoria de fretes vai trazer para a sua empresa. Comece já a melhorar seus resultados com apoio tecnológico. Veja:

Integrando processos

Uma das primeiras vantagens de um software de auditoria de fretes é o fato de que ele permite a integração de dados. Consequentemente, seu processo também passa a ser global, com informações precisas e um workflow transparente, que facilita a tomada de decisão.

Além disso, se você conta com um sistema TMS como a plataforma da Lincros, vai controlar desde a contratação da transportadora até o pagamento do serviço. E é nesta etapa final que entra a auditoria. Quando ela é automatizada, compara automaticamente as tabelas de frete negociadas no momento da contratação com os valores apresentados nas notas e faturas.

Assim, ao invés de conferir todos os documentos, sua equipe só precisará avaliar as notas já identificadas automaticamente, com alguma inconsistência.

Reduzindo erros

Uma das questões mais difíceis da auditoria de fretes é realizar o processo em tempo hábil. A conferência toma muito tempo, sem contar que podem ocorrer erros ao longo da auditoria. Empresas como a Altenburg, por exemplo, levava um dia todo para auditar cada frete contratado. Agora, com o software de auditoria da Lincros, o processo ocorre em cinco minutos. Com a automação, a equipe precisa se concentrar apenas em corrigir possíveis erros e não precisa conferir todas as notas recebidas.

Outro fator é a questão contábil. Além do fator volume, a conferência de notas envolve ainda impostos diversos que precisam estar em conformidade com a legislação. Qualquer erro, além de gerar, por exemplo, pagamento em duplicidade, pode resultar em multas. Por isso, automatizar os processos não é apenas questão de melhorar a rotina da equipe, mas equilibrar caixa.

Zeus do Brasil amplia eficiência de entrega com solução de automação da Lincros

Controlando indicadores

Contar com históricos atualizados que envolvem erros de cobrança, volume de notas e outros fatores relacionados ao frete também permite que a sua empresa seja mais produtiva no processo de melhoria contínua. Um bom software de auditoria proporciona a extração de relatórios com indicadores que medem a qualidade do serviço contratado. Consequentemente, a sua empresa consegue elencar as melhores e mais eficientes transportadoras, melhorar o processo de contratação e reduzir problemas que impactam o consumidor final, como atraso nas entregas.

Exemplos de automação na auditoria

Se você ainda tem dúvidas sobre as vantagens de um software para auditoria de fretes, o exemplo do Grupo HOPE vai ajudar a entender o aumento de produtividade proporcionado pela automação. A empresa reduziu os custos com conta frete em 2% ao mês e ainda reduziu o tempo de auditorias, que chegava a consumir 10 dias de trabalho, para poucos minutos. Veja o depoimento:

“Atualmente temos uma economia mensal de 1,82% na conta frete por conta do processo de auditoria. Antes do sistema era impossível verificar os CTEs, que são os documentos relacionados ao transporte, um a um, pois o volume é muito grande. Fechamos as faturas a cada 15 dias e recebemos cerca de 500 CTEs por fatura de cada transportadora – são 10 empresas. Então antes esse controle ocorria por amostragem, o que levava cerca de dez dias. Só identificávamos erros ou pagamentos duplicados se aparecessem na amostragem. Hoje esse processo é assertivo e totalmente automatizado, em poucos minutos temos identificadas eventuais inconsistências em uma análise de todos os CTEs.”

Luciane Silva, gerente de logística da Hope.

 

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