A tecnologia, mais do que nunca, é uma aliada fundamental para o sucesso dos negócios. No setor logístico, um software de auditoria de fretes é um ótimo exemplo de como a rotina pode ser mais produtiva e eficiente. Além de reduzir custos, a automação nesta etapa final da contratação de fretes permite a mensuração dos resultados e a melhoria no relacionamento com as transportadoras.
Aqui nós listamos algumas das vantagens que um software de auditoria de fretes vai trazer para a sua empresa. Comece já a melhorar seus resultados com apoio tecnológico. Veja:
Integrando processos
Uma das primeiras vantagens de um software de auditoria de fretes é o fato de que ele permite a integração de dados. Consequentemente, seu processo também passa a ser global, com informações precisas e um workflow transparente, que facilita a tomada de decisão.
Além disso, se você conta com um sistema TMS como a plataforma da Lincros, vai controlar desde a contratação da transportadora até o pagamento do serviço. E é nesta etapa final que entra a auditoria. Quando ela é automatizada, compara automaticamente as tabelas de frete negociadas no momento da contratação com os valores apresentados nas notas e faturas.
Assim, ao invés de conferir todos os documentos, sua equipe só precisará avaliar as notas já identificadas automaticamente, com alguma inconsistência.
Reduzindo erros
Uma das questões mais difíceis da auditoria de fretes é realizar o processo em tempo hábil. A conferência toma muito tempo, sem contar que podem ocorrer erros ao longo da auditoria. Empresas como a Altenburg, por exemplo, levava um dia todo para auditar cada frete contratado. Agora, com o software de auditoria da Lincros, o processo ocorre em cinco minutos. Com a automação, a equipe precisa se concentrar apenas em corrigir possíveis erros e não precisa conferir todas as notas recebidas.
Outro fator é a questão contábil. Além do fator volume, a conferência de notas envolve ainda impostos diversos que precisam estar em conformidade com a legislação. Qualquer erro, além de gerar, por exemplo, pagamento em duplicidade, pode resultar em multas. Por isso, automatizar os processos não é apenas questão de melhorar a rotina da equipe, mas equilibrar caixa.
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Controlando indicadores
Contar com históricos atualizados que envolvem erros de cobrança, volume de notas e outros fatores relacionados ao frete também permite que a sua empresa seja mais produtiva no processo de melhoria contínua. Um bom software de auditoria proporciona a extração de relatórios com indicadores que medem a qualidade do serviço contratado. Consequentemente, a sua empresa consegue elencar as melhores e mais eficientes transportadoras, melhorar o processo de contratação e reduzir problemas que impactam o consumidor final, como atraso nas entregas.
Exemplos de automação na auditoria
Se você ainda tem dúvidas sobre as vantagens de um software para auditoria de fretes, o exemplo do Grupo HOPE vai ajudar a entender o aumento de produtividade proporcionado pela automação. A empresa reduziu os custos com conta frete em 2% ao mês e ainda reduziu o tempo de auditorias, que chegava a consumir 10 dias de trabalho, para poucos minutos. Veja o depoimento:
“Atualmente temos uma economia mensal de 1,82% na conta frete por conta do processo de auditoria. Antes do sistema era impossível verificar os CTEs, que são os documentos relacionados ao transporte, um a um, pois o volume é muito grande. Fechamos as faturas a cada 15 dias e recebemos cerca de 500 CTEs por fatura de cada transportadora – são 10 empresas. Então antes esse controle ocorria por amostragem, o que levava cerca de dez dias. Só identificávamos erros ou pagamentos duplicados se aparecessem na amostragem. Hoje esse processo é assertivo e totalmente automatizado, em poucos minutos temos identificadas eventuais inconsistências em uma análise de todos os CTEs.”
Luciane Silva, gerente de logística da Hope.
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