Um dos principais problemas das embarcadoras está em não realizar uma gestão logística baseada em procedimentos e operações eficientes. Isso porque a logística, muitas vezes, é vista apenas como uma necessidade para despachar mercadorias, fazer entregas e agir no momento da distribuição. Ou seja, como um custo, e não como uma oportunidade estratégica. E isso gera uma série de erros para a empresa que, de alguma forma, precisam ser evitados.
Seus processos são encarados sempre da mesma forma, independente de um aumento do fluxo ou nas vendas. Eles não mudam, não evoluem conforme a organização cresce, e também não se desenvolvem ao ponto de otimizar recursos e aumentar a agilidade da embarcadora como um todo, que segue sendo reativa a cada problema.
Pensando em mudar esse cenário e melhorar o desempenho da sua empresa, selecionamos 7 erros na gestão logística que devem ser eliminados da rotina de uma embarcadora. Confira, a seguir, quais são eles, saiba como evita-los e entenda a importância de agir de forma proativa:
1 Planejamento falho por erros na gestão logística
Contar com um planejamento logístico eficiente é fator essencial, pois ele permite o entendimento dos fluxos de negócio mais importantes para a sua empresa, o reconhecimento dos pontos fortes e fracos das suas decisões e o que precisa ser melhorado. Porém, algumas embarcadoras ainda enfrentam dificuldades nesse processo. Elas não têm seus projetos e ações baseados em planos bem estruturados por nunca atualizarem seus planejamentos, mantendo sempre um mesmo padrão logístico, deixando de orientar suas ações com base em oportunidades.
No caso da escolha de uma transportadora, por exemplo, é preciso avaliar as melhores alternativas de frete, considerando critérios definidos pela embarcadora (sejam eles os prazos de entrega ou até mesmo o custo), e identificar a estratégia mais eficiente para atender às condições e metas de negócio da empresa – e somente depois disso determinar a melhor transportadora. Ter conhecimento de mercado e das prioridades da embarcadora nesses momentos conta muito. Porém, de nada adianta fazer tudo isso e não incluir essas informações na construção do planejamento.
Apoiar suas decisões em simulações reais de negócio e acompanhar a evolução dessas parcerias; fazer comparações com os serviços de outras transportadoras; avaliar projeções e medir o que uma transportadora já movimentou em cima de uma proposta: tudo isso está relacionado ao bom planejamento logístico e precisa fazer parte das suas estratégias.
2 Comunicação ineficiente
A boa comunicação – interna e externa – é fundamental para manter uma embarcadora competitiva. A área de logística conversa com todos os setores da empresa. Internamente, as estratégias e ações definidas pelo setor comercial, os planos de negócio do setor de compras e o funcionamento da área de transporte estão interligados. Assim, a decisão tomada em um setor influencia diretamente o andamento de todos os outros. Por isso, é importante a comunicação eficiente entre as áreas.
O diálogo entre parceiros também é determinante para uma boa gestão logística. A troca de informações entre o embarcador e a transportadora, por exemplo, é essencial para que o serviço de transporte escolhido esteja totalmente alinhado com o planejamento e a proposta da embarcadora. Além disso, é importante que a transportadora forneça informações sobre ocorrências surgidas durante o trajeto da mercadoria e isso só pode ser realizado por meio de um canal de comunicação eficaz.
Assim o embarcador, além de resolver possíveis problemas antes mesmo de impactar o prazo de entrega acordado com o consumidor final, pode repassar as informações recebidas ao cliente. É possível, então, ter outro canal para fornecer dados ao consumidor sobre a rota e a carga e, assim, ele pode acompanhar em tempo real a viagem do produto – atividade comum em empresas de e-commerce.
3 Agir de forma reativa com os erros na gestão logística
Adequar-se a uma rotina que não é mais só operacional pode ser um problema para os gestores. Isso porque, para realizar uma boa gestão logística, é preciso estar constantemente pensando na estratégia que existe por trás de cada ação. Perceber que as operações logísticas são importantes não somente para atender as demandas do dia a dia, mas para aumentar a produtividade e promover boas oportunidades para a embarcadora pode ser um grande desafio. Por isso, é necessário parar de agir de forma reativa realizando no ‘automático’ operações que poderiam gerar melhores resultados para a empresa. Em vez disso, esteja cada vez mais atento às operações que podem ser extremamente estratégicas para o negócio da sua empresa.
4 Ausência de tecnologia
A automação pode transformar o setor de logística de uma empresa, porém, muitas embarcadoras ainda não atuam apoiadas em tecnologia e correm o risco de sofrer com inúmeros prejuízos. Por não conseguirem rastrear as mercadorias, acabam oferecendo serviços abaixo da qualidade esperada ou não conseguem construir um relacionamento comercial positivo por não conseguirem antever uma situação crítica.
Com o auxílio de softwares como um ERP ou um TMS, ou até mesmo de aplicativos, toda a rotina de trabalho da sua equipe de gestão pode ser otimizada. Com eles, você consegue reduzir o tempo destinado a diversas atividades, como o monitoramento de cargas ou o cálculo de frete; pode aumentar o controle, a eficiência e a agilidade para responder a demandas dos clientes ou de setores internos, além de potencializar o relacionamento com a cadeia logística como um todo, desde a transportadora até os seus parceiros e clientes.
A tecnologia deixou de ser um quesito de diferenciação no mercado para aquelas empresas que desejam fazer da logística um setor estratégico. Ela é uma necessidade de negócio que precisa ser aplicada e utilizada no dia a dia de uma embarcadora.
5 Não atuar sobre resultados
Mensurar resultados é fundamental para confirmar se os seus negócios estão no caminho certo. É preciso reconhecer problemas em projetos para melhorar os esforços da sua equipe, assim como é importante saber quando uma tomada de decisão foi positiva para continuar investindo ou procurar avançar e otimizar essa mesma proposta.
Por todos esses motivos, então, podemos afirmar que é fundamental atuar sobre resultados. O primeiro passo é contar com os indicadores certos para o seu negócio e avaliar suas ações com base em dados realmente relevantes, para assim medir o desempenho da sua empresa. Procure analisar indicadores de performance e verificar pontualmente as questões que envolvem a ação escolhida para análise. Faça isso por meio de sistemas de gestão eficientes e inclua essas informações nas suas estratégias.
6 Escolher a transportadora inadequada por erros na gestão logística
A escolha da transportadora é uma prática-chave para a gestão logística eficiente, e tomar essa decisão sem nenhum embasamento é um erro. É preciso verificar o histórico de análise de tabela de preços ou os contratos e propostas comerciais realizadas pela transportadora em avaliação, por exemplo.
Então, para que isso não aconteça, lembre-se que a escolha da transportadora precisa estar totalmente alinhada com os objetivos da empresa. Se a empresa embarcadora quer reduzir os custos de frete (independente do prazo de entrega da mercadoria) ela pode focar no custo. Se ela está preocupada com o atendimento e com o nível de serviço, deve buscar uma transportadora que talvez não tenha a melhor oferta de preço, mas que, em contrapartida, oferece um ótimo serviço de entrega e distribuição.
Não é recomendável focar somente na redução de custos. Nem sempre a transportadora mais barata oferecerá o melhor negócio para a sua empresa. Em alguns momentos, o menor preço pode não atender os quesitos de contratação da embarcadora: não contar com uma boa frota, realizar um atendimento desqualificado ou não fazer a entrega em prazo ótimo para a sua empresa, entre outros fatores.
7 Falhar na gestão do estoque
Adequar o seu nível de estoque para não ter excessos e rupturas é um exercício complicado que pode gerar uma série de problemas para a embarcadora. Quando você não consegue equilibrar o parâmetro mínimo para atender determinado volume de vendas e excede o limite de produtos no seu estoque, surgem diversos custos inesperados para a empresa – como gastos com armazéns, por exemplo.
Ao mesmo tempo, você pode falhar por falta de estoque e acabar não vendendo ou não atendendo o cliente com qualidade e, assim, ele pode procurar a concorrência. É preciso, então, ter um ponto de equilíbrio entre o excesso e a falta de estoque. Para isso, é importante fazer um bom gerenciamento logístico e, por meio da integração entre áreas, resolver o seu problema. Nesse caso específico, é preciso estar alinhado com as questões de negócio do setor comercial, que atua de acordo com metas e projeções de vendas e políticas comerciais que podem estar diretamente relacionadas à gestão do estoque.
Ou seja, uma gestão logística eficiente depende da atuação integrada de todas as áreas da empresa. Por isso, a deficiência em um dos setores relacionados à logística pode impactar outro segmento, provocando uma série de erros. Por exemplo: a falta de produtos no estoque prejudica o faturamento, a falha na entrega de uma mercadoria afeta a área de produção e o setor de compras, refletindo em toda a empresa. Neste momento, é necessário existir uma sincronia entre embarcadora, transportadora e cliente, mas também no gerenciamento interno de processos e operações.
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