O que é a gestão de entregas e por que é essencial ampliar a visibilidade sobre a distribuição de mercadorias? O Brasil é um país com dimensões continentais e por si só esse já é um grande desafio para logística.
Porém, as empresas ainda precisam lidar com a condição precária das estradas. Além da falta de segurança e o alto custo do combustível e a manutenção da frota. Neste cenário, a tecnologia se torna uma forte aliada para a otimização dos processos, monitoramento dos veículos em tempo real, redução de custos e até aumento da produtividade.
O objetivo deste post é descrever como a tecnologia é fundamental para a operação de distribuição. Além de apresentar funcionalidades essenciais e orientar você para escolher uma solução mais adequada para o seu negócio. Por isso, vamos abordar temas como: o que é a gestão do processo de entregas e por que é importante ampliar a visibilidade sobre a distribuição de mercadorias. Também vamos destacar os principais indicadores de entregas e as vantagens do sistema fornecido pela Lincros.
O que é e por que fazer a gestão de entregas?
O acompanhamento de cada etapa das entregas é fundamental para a excelência da operação de distribuição. O acompanhamento inclui a coleta de mercadorias, o status das entregas, a localização do veículo, ocorrências em rota, entre outras informações relevantes. Tudo isso pode ser feito em tempo real, com o uso de um software especializado, como o Gestão de Entregas Lincros. Esse sistema contribui para aumentar a produtividade, reduzir custos e gerenciar devoluções.
Vantagens do software para a Gestão de Entregas
Para o motorista
Otimiza a rotina, principalmente pela facilidade de comunicação com a central de monitoramento. Como o sistema funciona em smartphones e tablets, basta que o motorista esteja com o aparelho ativo para notificar a central sobre paradas não programadas, desvios em rota, ocorrências, etc.
Para a central de monitoramento
Garante o monitoramento em tempo real durante todo o trajeto. Portanto, se houver algum imprevisto é possível agir rapidamente para renegociar prazos e notificar as unidades sobre atrasos ou adiantamentos.
Para a empresa
A logística de transportes é um dos setores mais complexos de uma empresa e está diretamente ligado à satisfação e confiança dos clientes. A tecnologia, por sua vez, contribui muito aumentando o controle de operação e auxiliando no cumprimento dos prazos e horários.
Esse monitoramento inteligente, com o acompanhamento em tempo real otimiza os processos logísticos e contribui para uma gestão centrada nos indicadores de negócio. Com isso, a sua empresa poderá alcançar níveis de excelência ainda maiores. Alguns dos principais benefícios de acompanhar as entregas em tempo real são:
- acompanhar em tempo real o percurso e os imprevistos da viagem;
- aumentar a segurança da operação de entregas;
- melhorar a confiança do cliente;
- reduzir o número de devoluções;
- economia de recursos;
Resumindo, o principal motivo para fazer a gestão de entregas em tempo real é aumentar a eficiência e controle dos processos. Afinal de contas, você terá total controle sobre a operação, desde que o caminhão sai da sua empresa até o momento em que chega ao destino final.
Com um software de gestão de entregas é possível ter as informações exatas sobre o andamento das entregas realizadas e por fazer e, também, da jornada do condutor. E, para simplificar o monitoramento, tudo isso é disponibilizado em uma única interface.
Logística secundária
Como existem algumas diferenças entre logística primária e secundária o ideal é escolher um software especializado para o seu modelo de distribuição. O sistema de gestão de entregas é o mais indicado para a logística secundária, pois foi desenvolvido para registrar diversas paradas de forma simples e ágil, a fim de garantir a produtividade e a eficiência. Além disso, a ferramenta também está preparada para traçar comparativos entre o que foi previsto e o que foi efetivamente realizado, quando aliada a um software de roteirização.
Portanto, se você ainda não usa uma solução específica para second tier (logística secundária) vale a pena reconsiderar essa decisão. Com um sistema para a gestão de entregas é possível reduzir o índice de devoluções. Inclusive, com o monitoramento em tempo real, a central pode atuar na devolução enquanto o motorista ainda está no local da entrega. Isso impede que ele retorne para a empresa com todo o pedido e minimiza os prejuízos, principalmente nos casos de carga perecível.
Necessidades da empresa
Antes de escolher um software para a gestão de entregas é fundamental analisar quais são as necessidades da sua empresa. De maneira geral, toda empresa que deseja aprimorar seus serviços deve considerar adquirir uma solução. O ideal é optar por uma ferramenta que ajude a agilizar as entregas, otimizar a jornada de trabalho dos motoristas e reduzir os custos, tudo isso num só lugar.
Você sabe o que dificulta mais as suas entregas? Talvez seja a falta de planejamento de rotas, a má gestão dos horários dos motoristas, o mesmo o excesso de devoluções, etc. Tendo essas informações em mente, sua escolha ficará mais fácil, já que o foco será uma solução que resolva seus principais problemas. Na sequência deste post apresentaremos algumas dicas de como escolher um software de gestão de entregas.
Antes de continuarmos, vale refletir sobre alguns pontos da sua operação de entregas:
- Quais são as principais dificuldades que você encontra para monitorar as entregas?
- Você acredita que pode estar perdendo clientes devido atrasos?
- Você está satisfeito com o método de roteirização utilizado pela sua empresa?
- Quais são as principais desvantagens por não personalizar a entrega para atender necessidades específicas?
- Se você contasse com um software de controle de entregas que lhe dá visibilidade em tempo real de tudo que acontece em rota, como seria sua operação?
Monitoramento em tempo real da gestão de entregas
Durante muito tempo uma empresa de alimentos queria saber exatamente onde estavam os veículos da frota e enfrentava muita dificuldade. Com isso, enfrentava outros empecilhos como, alta taxa de horas extra, entregas em atraso, devoluções em excesso. Após a implementação de uma tecnologia de gestão de entregas na operação, esse desafio foi facilmente superado. Com a solução é possível ter visibilidade em tempo real de tudo que acontece em rota, simplifica a rotina , economiza tempo e evita transtornos.
Também vale ressaltar que esse acompanhamento contribui para a segurança. Principalmente porque a central de monitoramento acompanha tudo o que acontece durante a rota. Por meio de aplicativos e dispositivos integrados, a central consegue fazer esse monitoramento que é fundamental para materiais críticos ou cargas sensíveis.
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Gestão de devoluções
Uma situação muito comum na logística é quando apenas alguns produtos do lote estão com problema e por conta disso o cliente faz a devolução de todo o lote. Isso já aconteceu com a sua empresa? Com uma ferramenta de gestão de entregas é possível agir no momento certo para mudar este cenário. A devolução em tempo real é pode reduzir custos e até contribuir para a fidelização de clientes.
Visibilidade da distribuição
A visibilidade da operação é um dos principais benefícios de usar uma ferramenta de gestão de entregas que permita fazer o monitoramento em tempo real. Isso porque é possível ter uma visão geral do todo, o que permite tomar decisões mais ágeis e efetivas. Além disso, tem ainda o diferencial de ter o panorama da operação em uma única interface.
O software para gestão de entregas fornecido pela Lincros garante visibilidade da operação em tempo real e acompanhamento de todas as atividades por meio do mapa sinótico, que emite alertas em caso de anomalias encontradas durante o percurso, bem como aponta entregas bem sucedidas.
Quais indicadores da gestão de entregas avaliar?
Você já deve ter ouvido a famosa frase, de William Thomson, que diz: “aquilo que não se pode medir, não se pode melhorar”. Ela se aplica perfeitamente à logística. Por isso, é fundamental acompanhar alguns indicadores a fim de identificar gargalos e aperfeiçoar os processos. Listamos abaixo alguns dos principais indicadores que você deve acompanhar:
Efetividade das entregas
Garantir a pontualidade das entregas é fundamental para manter a relação de confiança entre fornecedor e cliente final. Portanto, este é um dos indicadores que devem ser acompanhados com frequência. Para calculá-lo você pode dividir o número de entregas pontuais pelo quantidade total de entregas. O resultado será o percentual de entregas feitas no tempo planejado.
Janela de Entrega
O uso da tecnologia permite programar janelas de entrega, ou seja estabelecer horários pré-definidos para realizar a entrega. Quem monitora esse indicador tem mais visibilidade sobre a operação e pode, por exemplo, agendar coletas durante a rota do motorista. Você sabe se a sua empresa tem feito as entregas de acordo com o planejado? Você classificaria que o desempenho é excelente, satisfatório ou insatisfatório?
Planejado x Realizado
Quanto mais próximos esses indicadores estiverem melhor será o desempenho da sua empresa. No entanto, sem o auxílio da tecnologia é quase impossível conseguir executar o que foi planejado.
Afinal de contas, é preciso considerar o tempo de viagem, que leva em conta a velocidade da via, janela de atendimento, jornada do motorista e outros parâmetros. Para isso, é de extrema importância aliar o gestão de entregas à um roteirizador. Resumindo, com a união das duas soluções, você consegue traçar comparativos entre o que foi previsto e realizado e pode avaliar os principais pontos da operação.
Gestão de documentos
O transporte de cargas e mercadorias é dependente de documentos específicos, como Nota Fiscal (DANFE) e CT-e (DACTE). O tempo e qualidade da emissão desses documentos é mais um indicador que deve ser avaliado, principalmente porque pode atrasar ou impedir que as entregas sejam feitas. Uma alternativa eficaz para reduzir a burocracia e tornar o processo de emissão de documentos mais simples é por meio do uso de um sistema que unifique gestão dos documentos de transporte.
Devoluções
O primeiro passo para reduzir as devoluções nas suas entrega é monitorar esse indicador. A partir disso você poderá traçar ações para uma conferência mais precisa dos pedidos com comprovante das entregas.
Vale ressaltar que com um software de gestão de entregas é possível atuar em uma devolução em tempo real. Ou seja, a central de monitoramento pode solucionar eventuais problemas e impedir a devolução de um lote inteiro. Com isso, o cliente fica com parte da mercadoria e devolve apenas o que está com problema.
Custo
Este é outro indicador importantíssimo para a logística, pois é preciso reduzir os custos para aumentar o lucro. Um exemplo prático disso é quando numa única viagem a equipe realiza várias entregas. Para minimizar ainda mais os custos basta recorrer a um roteirizador para traçar as rotas mais econômicas.
Paradas
A efetividade das entregas está diretamente ligada às paradas (programadas e não programadas). Portanto, esse é mais um indicador que deve ser acompanhado. Inclusive, monitorar as paradas contribui para a segurança da carga. Ou seja, quanto o motorista faz uma parada não programada (PNP) e está sendo monitorado a central pode agir para ou mesmo acionar autoridades de segurança da região.
Qualidade da mercadoria
Na logística todos os processos estão interligados, portanto para garantir a eficiência dos processos é primordial ter atenção com cada uma das etapas. Por isso é importante conferir a qualidade da mercadoria e da rota antes de cada vez que sair para entrega. Então, monitore as dificuldades encontradas pela equipe de operação, a fim de identificar gargalos e garantir a qualidade das mercadorias no momento da entrega.
Como escolher uma plataforma de gestão de entregas
Listamos abaixo os principais aspectos que você deve considerar ao escolher uma tecnologia de gestão de entregas.
Pré-requisitos
O primeiro passo para escolher um sistema de gestão de entregas é identificar as dores da operação. Assim, você poderá identificar se a solução atende de imediato as necessidades da sua empresa. E ainda, conhecer as funcionalidades e vantagens oferecidas.
Solicite uma demonstração do software para visualizar a interface e questione sobre o formato de implantação da solução. Também é importante questionar sobre a usabilidade da ferramenta, se pode ser usada por diferentes usuários, se possui integração com outros softwares, etc. Lembre-se de perguntar sobre o horário de funcionamento do suporte técnico, o ideal é que seja 24 horas por dia, todos os dias da semana.
Recursos disponíveis
É fundamental verificar os recursos disponíveis na ferramenta para ter certeza de que a equipe está apta para o uso. Caso contrário, o investimento pode se tornar uma despesa. Inclusive, além de saber os recursos que o software oferece é fundamental questionar sobre como funciona a implantação e o treinamento.
Também vale citar que é importante avaliar o custo-benefício considerando o tamanho da sua frota. Pois existem ferramentas que não são adequadas para frotas menores. O Acompanhamento de Entregas da Lincros, por exemplo, é ideal para empresas de todos os portes. Portanto, mesmo que a sua frota tenha somente cinco caminhões, já poderá usufruir dos benefícios.
Diferenciais
Dentre os critérios a serem considerados na hora de escolher de uma tecnologia de gestão de entregas estão os diferenciais. Portanto, vale questionar aos máximo para compreender se os diferenciais oferecidos atendem às necessidades da sua empresa.
Dentre os diferenciais podemos citar desde a questão do custo até a interface (que deve ser simples, amigável e intuitiva). Isso tudo sem esquecer de aspectos como atualizações e suporte. Esse cuidado é importante para evitar que o investimento se transforme em gasto.
Conheça as vantagens do Acompanhamento de Entregas Lincros
Controle de rotas de entregas
O Acompanhamento de Entregas Lincros é o melhor sistema para o acompanhamento de entregas. Com ele é possível visualizar toda a operação, desde o embarque até a entrega do pedido. Também é possível inserir novas coletas em uma rota que já está em percurso.
Além de fazer todo o acompanhamento da operação, também é importante criar rotas mais inteligentes. Para isso, vale recorrer a um roteirizador, um sistema para criar rotas de viagens e assim garantir a pontualidade nas entregas e coletas.
O software considera vários parâmetros, tornando as viagens mais eficientes. Isso significa que além de considerar os caminhos mais curtos, o sistema também contempla janelas de entrega, peso e cubagem. Além de, tempo médio de atendimento do cliente, quantidade de entregas, pedágios, custos das rotas e até restrições por regiões de atendimento.
Quem atua no segmento de logística sabe que a comunicação é um fator determinante para o sucesso das operações. Portanto, a implantação de um software especializado mantém a sua empresa competitiva. Bem como, reduz falhas de comunicação e dá mais agilidade à gestão de entregas. É uma solução que faz com que a central e a equipe de entregas estejam conectados em todo o trajeto.
Um dos diferenciais do sistema da Lincros é a integração com outras ferramentas, que complementam o acompanhamento da operação. Um exemplo é o Roteirizador Lincros, que apresenta rotas mais precisas com base em parâmetros. Com isso, é possível comprar o planejamento com o que de fato foi realizado e analisar a efetividade da operação.
Gestão de KPIs
Outro diferencial do Acompanhamento de Entregas Lincros é a facilidade para obter e analisar os KPIs. O sistema reúne informações como a pontualidade das entregas, motivos de atrasos, devoluções e causas, inclusive com a data prevista para uma nova entrega. Com todos esses dados gerados automaticamente fica mais fácil identificar gargalos e traçar um plano de ações para otimizá-los.
Agilidade na tomada de decisão
Um dos grandes diferenciais do monitoramento inteligente é a agilidade na tomada de decisão. Como o sistema de gestão de entregas gera uma série de relatórios automáticos, é possível tomar decisões mais efetivas e com mais segurança. Por isso, é fundamental ter uma visão geral sobre as entregas e reunir elementos que indiquem problemas que precisam ser corrigidos.
Aplicativo do Motorista para gestão de entregas
Durante muito tempo os motoristas ficavam praticamente incomunicáveis enquanto estavam na estrada. Os telefones celulares simplificaram um pouco a comunicação, mas grande parte dos percursos não tem cobertura para rede móvel. Por isso, o aplicativo do motorista é um grande facilitador para acompanhar a gestão de entregas e pode ser usado off-line quando fora do alcance da operadora.
O app é integrado ao sistema e funciona em smartphones. Com um simples toque na tela do dispositivo o motorista pode fazer apontamentos como, paradas e coletas e entregas. Além do registro de jornada, envio de fotos de ocorrências e até devoluções já agendando uma nova entrega.
Facilidade de integração com outros Sistemas
Uma das grandes dificuldades do segmento de logística, é a dificuldade de integração entre os sistemas. A tecnologia simplificou inúmeros processos, mas quando os sistemas não “conversam” entre si, acaba dificultando a extração de dados, geração de relatórios e análises.
Por isso, o ideal é buscar por soluções pensadas para integração de sistemas em logística. A Lincros possui uma plataforma de soluções logísticas, que permite a integração do sistema de gestão de entregas com softwares de monitoramento, gestão de frotas, roteirização, entre outros. Ou seja, você pode acompanhar todos os dados em um único lugar.
Agora que você já sabe como funciona na prática o sistema de Gestão de Entregas da Lincros, solicite uma demonstração prática e torne o monitoramento da sua empresa mais inteligente. Você vai perceber que é possível aumentar a produtividade, a eficiência e reverter devoluções com auxílio de um único sistema. Além de acompanhar em tempo real o status das entregas, coletas e a localização do veículo você sentirá as vantagens de ter motoristas e central de monitoramento sempre conectados.
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