A tecnologia mostra cada vez mais a sua importância para o bom desempenho de diversas áreas e setores da economia. Empresas distribuidoras, indústrias e e-commerces, por exemplo, utilizam os mais variados recursos tecnológicos para transformar as operações logísticas, tornar os procedimentos mais ágeis e otimizar as tarefas. No caso dessas organizações, conhecidas como embarcadoras, a tecnologia aparece, principalmente, para qualificar a gestão de transporte.
A automação de processos tem um importante papel para o planejamento, implementação e controle das atividades de uma empresa. Por estar presente na execução de diversas tarefas e na coleta de informações relevantes, ela pode ser considerada fundamental para o desenvolvimento e o crescimento de uma empresa no mercado.
Ao apostar em soluções logísticas tecnológicas você qualifica atividades como o controle de entrada e saída de mercadorias, assim como obtém um fluxo de informações eficiente para organizar o pedido de clientes, a necessidade de estoque, as movimentações nos armazéns, o transporte e a entrega, entre outras ações. A partir disso, o trabalho exercido pelo embarcador, como já foi citado, é otimizado e melhores decisões são tomadas.
A tecnologia transforma a atividade logística
Nos últimos tempos, o grande avanço para o trabalho dos embarcadores (e toda a atividade logística que existe em torno do seu trabalho) foi a possibilidade de realizar uma gestão e a comunicação e transferência de dados de forma fácil, por meio da tecnologia. Esse marco tem como característica a eliminação de processos que tornavam a atividade logística lenta e menos rentável para a empresa. Ao utilizar sistemas de informação e gestão a favor do seu negócio, é possível observar uma diminuição na quantidade de erros nos processos e um aumento da produtividade nos mais variados setores da organização.
Porém, para ter sucesso, não basta atuar com equipamentos e materiais para a produção. É preciso que as empresas embarcadoras, por exemplo, construam boas equipes de gerenciamento que sejam responsáveis pelo tratamento das informações, tornando a execução das tarefas confiável e aplicável. Pensando nisso, identificamos os principais recursos que podem auxiliar esses profissionais na gestão de transporte da sua empresa e potencializar positivamente o trabalho do embarcador. Confira:
Enterprise Resource Planning (ERP)
Uma das soluções mais importantes é o Enterprise Resource Planning (ERP), no Brasil chamado de Planejamento de Recurso Corporativo, um sistema de informação que integra todos os dados e processos operacionais de uma empresa. O ERP auxilia na parte gerencial da empresa e deixa o fluxo de informações visível a todos, possibilitando tomadas de decisão mais precisas.
Com um banco de dados centralizado, possui grande abrangência funcional e diminui o retrabalho em diversos setores da empresa. As informações estão disponíveis em tempo real, ou seja, uma ordem do setor de vendas dispara rapidamente o processo de fabricação, e depois vai do estoque de insumos à logística do produto, enviado aos comerciantes ou diretamente aos consumidores. Isso pode acontecer em empresas de pequeno, médio e grande porte nas quais a área de logística atua como diferencial estratégico.
Um exemplo clássico que ilustra bem esse avanço é a troca de documentos entre departamentos, que demorava horas ou mesmo dias e agora ocorre em minutos ou até segundos. Por isso, o ERP é conhecido como um conceito da microinformática que mobilizou a junção de vários sistemas especialistas, que trabalhavam isoladamente, como no caso de contas a receber, contas a pagar, estoques, produção, entre outras. Entretanto, na tecnologia também ocorrem ciclos. Atualmente, o mercado de TI percebe a necessidade de novas soluções especializadas e verticalizadas, pois o ERP já não consegue tratar de todas as necessidades da empresa.
No que diz respeito à logística, a maior parte dos ERPs não possui o nível de especialização necessário para agregar valor nesta área e as empresas estão, cada vez mais, buscando soluções especializadas. Da mesma forma acontece em outras áreas de gestão, onde surgiram várias soluções como o CRM (gestão de vendas), ferramentas específicas para gestão de conteúdo e marketing, ferramentas para planejamento orçamentário, entre outras.
No caso do TMS LINCROS, software especializado em gestão de frete e em soluções logísticas para embarcadores, implementou-se um recurso para integração com os principais ERPs de mercado, facilitando a comunicação entre a área financeira e de logística da empresa, mantendo-se um nível de especialização adequado conforme a necessidade da logística.
Entre as melhorias destacam-se a organização dos processos de aprovação de fretes, a auditoria de conhecimentos de fretes e de fatura como um todo e a completa integração fiscal e financeira. A funcionalidade de Fatura de Fretes permite que sejam conferidos 100% dos CTes emitidos pelas transportadoras, cujos dados de cobrança são importados automaticamente por meio de EDI PROCEDA, além de autorizar que as transportadoras cadastrem as suas faturas no portal do transportador.
Electronic Data Interchange (EDI)
Em termos gerais EDI significa “Electronic Data Interchange” (Intercâmbio Eletrônico de Dados), que tem como objetivo viabilizar a comunicação padronizada entre sistemas de informação diferentes. Não entendeu? Vamos explicar melhor: se você tem um sistema de informação e deseja interliga-lo com o sistema de outra empresa para otimizar processos e resultados, basta que ambos sejam parceiros de negócios (empresas que desejam trocar informações) e sigam com as especificações de um padrão previamente estabelecido.
Ao utilizar esse recurso, o embarcador ganha em agilidade, qualidade, custo e segurança na comunicação e nos processos. A troca eletrônica de dados (EDI) elimina o trabalho manual e automatiza os procedimentos realizados pela equipe de logística. Os embarcadores são surpreendidos com diversos benefícios com o emprego da tecnologia. Abaixo, alguns exemplos:
- A facilidade e a agilidade para realizar a auditoria de fretes, pois descarta o desperdício de tempo com a digitação manual de dados de faturas recebidas das transportadoras.
- Devido à padronização da estrutura de comunicação entre sistemas na rede de parceiros, é possível melhorar a comunicação e aumentar a qualidade da manutenção nos serviços.
- Com o EDI você pode reduzir custos por meio da troca eletrônica de dados. As informações relevantes transitam na rede, passam a ser aproveitadas pelos sistemas e as duas empresas evitam prejuízos e diminuem o número de erros.
Neste sentido, a plataforma web do TMS LINCROS pode ser considerada como um caso de sucesso quanto ao uso de EDIs. Com ela, as transportadoras, a partir de um portal único, podem administrar todas as suas pendências com relação à submissão e recepção de EDIs, preenchimento de dados de cotações, acompanhamento de liberação de pagamentos, entre outros, garantindo uma gestão efetiva de ocorrências e prazos de todos os perfis de transportadoras.
Transportation Management System (TMS)
O Transportation Management System, conhecido como Sistema de Gerenciamento de Transporte ou ainda Sistema de Gestão de Transporte e Logística, é um sistema voltado para a cadeia de transportes. É capaz de oferecer informações detalhadas para as transportadoras quando comparado aos sistemas de ERP, por exemplo. Seu foco está voltado para o mercado de transportes, permitindo que o sistema seja atualizado e acompanhe as exigências fiscais do setor.
Por meio desse software, o embarcador acompanha o índice de tipos de ocorrências que entram no sistema, índice de cobranças suspeitas, eficiência geral de entrega, eficiência das cotações de fretes, incidência de fretes com o custo acima do orçamento para a região, entregas em atrasos, além de índices operacionais que apontam notas fiscais sem devidos CTes vinculados, Notas Fiscais com entrega em atraso, problemas de processamento de arquivos de integrações, entre outros. Todas as informações apresentadas podem ser vistas no detalhe, permitindo que a equipe tome imediatamente as suas providências, garantindo a eficiência da área de logística.
O grande diferencial ao usar um software especializado para fazer a gestão de frete, como o TMS LINCROS, por exemplo, é a redução de custos nas atividades de logística. Estes ganhos são garantidos principalmente por meio do planejamento logístico e auditoria de fretes. Ou seja, ao utilizar o TMS Embarcador, você tem como vantagens a melhoria dos processos e maior rentabilidade. Contate a LINCROS e saiba mais sobre o TMS LINCROS!
