Os desafios de implantar um software TMS

Transformar é uma tarefa árdua, transmutar exige resiliência diante de dificuldades impostas. E como superar os desafios que surgem nas etapas da implantação de um software TMS na logística? 

---

Os gestores de logística enfrentam diariamente dilemas logísticos. Quando decidem buscar um software TMS facilitador e regulador de processos, essa missão se torna mais eficiente com alguns pequenos passos. E claro, sempre em conjunto com a equipe. Entre os empecilhos enfrentados diariamente na área logística podemos destacar:

• condições precárias de infraestrutura;
• morosidade e informalidade em processos;
• falta de mão de obra especializada;
• custos elevados.

A solução para algumas dessas dificuldades, é a implantação de um software TMS. Mas quais os desafios consistem nesse processo? Quais os caminhos para superá-los? A implantação de um software TMS em áreas de negócios distintos com realidades logísticas diferentes, sugere formas diferentes para operar o universo dos transportes. Isso enriquece a ferramenta e ao mesmo tempo, evolui o conhecimento dos profissionais que participam da implantação da solução. O desafio em implantar um sistema de gerenciamento logístico é proporcional à complexidade das operações. A consistência nas ações é relacionada a uma gestão de projetos eficiente, entendimento claro de escopo e objetividade nos entregáveis. E o que é possível fazer para tornar o processo mais simples?

Engajamento dos envolvidos 

Uma equipe engajada e comprometida com os resultados torna o projeto mais eficiente. Além de permitir que as atividades sejam cumpridas dentro do prazo estabelecido, reflete também, em ações de melhorias de processo com a chegada do novo sistema gerencial.  Esse engajamento é possível quando a equipe conhece os benefícios que a ferramenta trará, entende bem suas funcionalidades e percebe que a mudança será positiva para toda a área.

Receptividade à mudanças 

A máxima de que toda mudança gera desconforto, é conhecida por todos. Num momento de alterações em processos, ser resiliente e apto a aceitar mudanças, faz muita diferença.  Muitas vezes, as barreiras são colocadas por profissionais que percebem que o processo atual não é funcional, mas ainda o defendem, por ser o jeito conhecido de se fazer, e fecham as portas ao novo. Instigar a mudança é necessário, faz parte de um processo de transformação e evolução. Quem estiver atento a isso, e se permitir, colherá os frutos dessas mudanças. 

Liderança atuante na condução da equipe e do projeto de software TMS

São inevitáveis as incertezas e medos gerados nas equipes quando se considera a implantação de um software que vem para automatizar e regularizar processos. Quando a gestão não deixa claro aos colaboradores o quanto são importantes para a evolução da empresa, barreiras podem ser impostas. A clareza do seu papel e da sua continuidade é fundamental para nortear quem vive esse momento, quando ocorre, o engajamento é notório e a satisfação com os resultados alçados também.  Outro aspecto relevante é a autonomia para decisões estratégicas do projeto, necessárias em momentos de conflitos e quando executadas de forma cuidadosa, traduzem resultados positivos no quesito tempo e qualidade das entregas. 

Conhecimento da essência do processo

Quando todas as variáveis mudam, se a essência do processo é conhecida o projeto tem fluência.  A base de uma boa implantação, é o entendimento real dos processos por todos os envolvidos, o cliente contribuindo com o domínio e expertise em seu processo nativo. Já o consultor de implantação, entra com o domínio das funcionalidades e as melhores práticas de mercado.

Capacitação e facilitação 

Uma capacitação eficiente é a forma de garantir o desenvolvimento de habilidades e a maior usabilidade da ferramenta. Para a empresa, isso pode significar atingir o ROI mais rápido. Quando todos sabem como operar de forma clara e adaptam-se às novas rotinas, significa que o método de capacitação foi assertivo. Isso acontece principalmente quando o papel do instrutor visa a facilitação nos processos e a independência nas ações. 

Software de TMS amigável e aderente à operação

Não menos importante, a ferramenta implantada quando aderente e amigável ao processo, torna a implantação segura e viável. Dessa forma, a condução das fases do projeto permite entender desde o início  quais são as primeiras informações que devem ser conhecidas. Geralmente divididas em:

• Reunir dados importantes e as restrições de escopo, de tempo e de custo;
• Mapear desde valores monetários até quantidade de esforços e atividades de trabalho envolvida;
• Planejar com um nível de detalhamento elevado;
• Executar o processo direcionado para o engajamento dos envolvidos;
• Garantir e desenvolver o conhecimento da equipe sobre os processos;
• Ter liderança atuante durante toda a implantação.

Esses tópicos ajudam a reduzir as dificuldades da implantação do sistema, tornando a experiência mais doce, leve e satisfatória a quem esteve envolvido nessa grande jornada. Por fim, permite a finalização de projeto sem ressalvas e com resultados relevantes. Implantar um software TMS pode tirar muitas noites de sono de quem participa do processo. Com essas dicas, podemos perceber que o sucesso dessa operação está diretamente ligado às pessoas envolvidas. Por isso, lembre-se de garantir o engajamento da equipe desde antes da chegada de um novo software. Assim, o gestor garante a qualidade e produtividade do time muito antes de ter uma nova solução para gerenciamento de transportes. Sua empresa conta com um software de gestão de transportes? Conte nos comentários como foi sua experiência durante a implantação. Agora, caso ainda não tenha uma solução, fale conosco!