Os gestores de logística sabem que acompanhar o status de cada produto é essencial para evitar perdas e manter os indicadores da área e da empresa positivos. Ter uma visão geral do processo, desde que a mercadoria sai do armazém até chegar ao seu destino, permite tomar decisões mais rápidas e efetivas. O monitoramento em tempo real da equipe de entregas é uma parte importante desse quebra-cabeça.
Com a ajuda da tecnologia, é possível visualizar atrasos, paradas não programadas, devoluções e disponibilidade de frota por meio de uma única interface, simples e intuitiva. Essa atualização instantânea permite reverter facilmente desvios no planejamento, além de gerar economia e segurança para as organizações.
Como usar a tecnologia no monitoramento de equipes
Atualmente, existem inúmeras ferramentas para supervisionar as entregas de forma simultânea. Entre suas funcionalidades está o controle dos tempos de deslocamento, carregamento e descarregamento. Esse recurso permite saber ainda o período em que o veículo ficou parado. Ao visualizar as chegadas e saídas, o gestor consegue programar as unidades para possíveis atrasos ou adiantamentos e definir janelas de entregas para atender a horários pré-definidos de clientes específicos e/ou materiais críticos.
Um problema muito comum que o software de monitoramento ajuda a evitar é a devolução de mercadoria. Se um lote chega ao seu destino com avarias, a equipe de entrega comunica imediatamente à central e o próprio motorista pode intermediar a negociação da devolução. Não é preciso retornar com toda a carga e esperar os trâmites de transporte para uma nova entrega. Além da redução da burocracia, esse tipo de facilidade minimiza contratempos que afetam o relacionamento com o cliente. O rastreamento online de veículos via celular com GPS/GPRS também contribui para o controle da jornada do motorista, evitando multas e problemas com a justiça do trabalho.
Mas para que não ocorram problemas na implantação dessa tecnologia, é importante ter alguns cuidados. A equipe de entregas precisar estar consciente de que o monitoramento tem como finalidade melhorar e facilitar o trabalho do profissional, e não exercer um controle sobre ele. Desenvolver uma campanha de conscientização, com conteúdos em texto e vídeos mostrando os benefícios de implementar soluções de acompanhamento para facilitar a comunicação. O treinamento também é fundamental para que o funcionário consiga usar a ferramenta e saiba o que deve fazer quando algo não sai como o planejado (como é o caso de eventuais devoluções, por exemplo).
Quais as vantagens do acompanhamento da equipe de entregas em tempo real
A gestão de entregas em tempo real otimiza a gestão de transporte e logística, permite a visibilidade total do percurso e fornece informações exatas sobre veículo, entregas, nota fiscal, jornada do motorista, etc. A ferramenta oferece ainda outras vantagens como:
Melhora da comunicação
Até pouco tempo, a maneira mais fácil de contato entre a equipe de entregas e a central era via ligação telefônica. O problema é que nem sempre há rede disponível na estrada e nos casos de roaming o custo acaba tornando o contato muito caro. Além disso, o uso de telefone ao volante é proibido pelo Código de Trânsito Brasileiro e o motorista que cometer essa infração está sujeito a multa. Portanto, ao evitar o contato telefônico, você também ajuda a prevenir acidentes nas estradas e rodovias brasileiras.
Sendo assim, os softwares de monitoramento em tempo real simplificam essa dinâmica. Em poucos cliques, o motorista consegue avisar quando acontece algum problema com o caminhão ou se há possibilidade de atrasos. Isso permite que a central avise rapidamente o varejista e evita que a mercadoria seja recusada por falta de pessoal para descarregá-la.
Redução de perdas
As devoluções são um dos principais problemas na entrega de um produto. Quando um varejista recusa uma carga os prejuízos podem ser enormes, especialmente no caso de perecíveis. O tempo gasto até que a mercadoria retorne à central de distribuição pode ser maior que seu prazo de validade. Ao agilizar esse processo, é possível fazer com que o artigo chegue às prateleiras apto para ser consumido, evitando perdas.
Mais produtividade na equipe de entregas
A criação de rotas otimizadas e a possibilidade de inserir as coletas durante o deslocamento do motorista são ganhos importantes das ferramentas voltadas ao monitoramento da equipe de entregas. O uso desse tipo de software garante o melhor aproveitamento da frota, ajudando a aumentar a produtividade nesse tipo de serviço. O rastreamento permite a atuação dos gestores no momento em que os eventos acontecem.
Economia
O ganho de eficiência e a redução de perdas ocasionadas pelo monitoramento em tempo real da equipe de entregas resultam também em mais economia para a empresa. O dinheiro poupado com a reversão das devoluções e a otimização do processo de transporte de mercadorias pode ser investido em outras necessidades do negócio. Além disso, ao impactar positivamente na satisfação do cliente, a empresa ganha destaque frente à concorrência e passa a ser chamada para outros serviços.
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