Com a necessidade cada vez maior de se reduzir o tempo dos ciclos logísticos, o processo de coletas de mercadorias, importante etapa da cadeia logística, precisa ser acompanhado de perto pelo responsável da carga com o objetivo de evitar qualquer imprevisto como a não realização na data prevista, por exemplo.
Isso porque qualquer atraso na coleta pode representar sérios transtornos e prejuízos financeiros se considerarmos a possibilidade de ruptura no abastecimento da linha produtiva ou entrega do produto ao cliente final. Logo, uma série de impactos negativos fica evidente não somente na operação logística, mas refletida nos resultados da empresa como um todo.
Independentemente do tomador do frete, em um cenário no qual a empresa é a destinatária da carga – ou seja, em que o processo de coleta (agendamento, atendimento à transportadora, emissão de documentos e despacho) está à cargo do fornecedor -, também deve existir a preocupação em gerenciar os prazos programados, mesmo quando as ações são de responsabilidade do remetente.
Neste contexto, algumas medidas podem contribuir para o controle da coleta de suas compras, entre elas:
- Implementar um conceito similar à cadeia de suprimentos, onde predomina o alinhamento contínuo entre parceiros de negócio, baseado na confiança, competência técnica e troca de informações, visando ao pleno atendimento da operação (neste caso, com foco no controle de coletas).
- Alinhamento interno entre logística e as áreas de compras/suprimentos para identificar potenciais problemas de expedição de fornecedores, atuando de maneira proativa nos casos mais críticos.
- Estabelecer uma programação de envio junto ao fornecedor, com datas pré-fixadas, que otimizem a expedição e facilitem o acompanhamento.
- Monitorar diariamente as remessas através de informações compartilhadas ou sistemas de gestão interligados.
- Uso da tecnologia para troca de dados em tempo real (EDI) e demais mecanismos, como aplicativos, por exemplo.
- Implantar indicadores de desempenho periódicos, que permitam avaliar a eficácia de fornecedores e transportadores.
Já em situações onde a empresa é a remetente da carga, é possível ampliar o controle sobre as coletas com ações que envolvam:
- Acionar o transportador assim que o material estiver pronto para ser coletado.
- Registrar evidências do pedido de coleta, como: nome do responsável pelo atendimento, número da coleta, data e hora da solicitação, etc..
- Definir horário (janela de serviço) para cada transportador, mantendo uma rotina diária de expedição.
- Sinalizar imediatamente os setores responsáveis (SAC, comercial) em casos de não conclusão de uma coleta, para que o destinatário da carga possa ser comunicado e a situação resolvida o mais breve possível.
- Medir e atuar sobre os resultados por meio de KPIs.
Tendo em vista as particularidades de cada empresa, estendidas à sua cadeia de suprimentos, cabe ao gestor avaliar quais as alternativas mais aderentes no que se refere ao gerenciamento de suas coletas.
O fato é que medidas reativas nem sempre resolvem o problema, isto é, mesmo contratando meios mais ágeis de transporte na tentativa de amenizar os reflexos de uma coleta não atendida no prazo, estas podem não surtir o efeito esperado, além de superar os valores de frete do modelo normalmente utilizado.
Um sistema de Gestão de Transporte eficaz como o TMS LINCROS oferece soluções que permitem ao embarcador uma atuação mais ágil e proativa. Nosso software dispõe de funcionalidades específicas para o gerenciamento e automatização de coletas que, entre outras aplicações, oferece:
- Inclusão de dados através de apontamento em portal web ou recepção de arquivos EDI.
- Emissão de ordens de coleta de forma automática ou manual, podendo ser geradas por transportadora, tipo de veículo, etc..
- Agendamento das ordens de coleta, sendo enviadas automaticamente, de acordo com parâmetros predeterminados.
- Geração do espelho da ordem de coleta, contendo todas as informações da carga para validação e conferência.
- Emissão da minuta de despacho, apoiando a transportadora e a logística da empresa na expedição da mercadoria.
- Registro de efetivação da coleta para fins de controle e acompanhamento.
- Manutenção de dados das coletas apontadas no sistema, possibilitando pesquisas e consultas do histórico em tempo real.
- Possiblidade de exportação de documentos gerados a partir da ordem de coleta em diversos formatos, inclusive XML.
- Controle de docas e gerenciamento de alocações.
- Relatórios e indicadores de desempenho.
Estes e outros recursos disponíveis no TMS LINCROS agregam valor à sua operação e reforçam que, diante dos efeitos causados por uma falha operacional, antecipar-se ao problema ainda é a melhor forma de conduzir a gestão de coletas da sua carga.
Desse modo, a integração planejada entre empresas, com caráter estratégico e objetivos compartilhados, apoiada por sistemas e comunicação eficientes, certamente produzirão excelentes resultados na disponibilidade de produtos, atendendo as necessidades e expectativas dos clientes.
E você, de que forma gerencia suas coletas? Compartilhe suas experiências nos comentários.
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