Quais os impactos de não possuir um TMS na Logística?

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Uma ferramenta TMS na Logística tem um custo, e muitas empresas pensam duas vezes antes de contratar mais um serviço. Mas será mesmo que este custo se equipara ao que se perde gerenciando fretes manualmente? Temos alguns pontos que devem ser levados em consideração quando decide-se operar sem uma ferramenta adequada. 

Segundo o relatório “As 8 tendências para o setor logístico em 2020” da Tópico, a análise inteligente dos dados será um importante aliado da logística. Hoje, empresas dos mais diversos tamanhos e setores lidam com o transporte da mercadoria, cada um à sua maneira. Mas o fato é que toda essa gestão tende a ser cada vez mais automatizada. Assim como hoje praticamente toda empresa possui um ERP para o gerenciamento interno, empresas precisam controlar o fluxo de mercadoria, seja inboud ou outbound. 

Com os fretes sendo majoritariamente rodoviário no país, temos uma série de taxas que não são padronizadas na cobrança do frete. Não só isso, mas temos diversas outras questões envolvendo o transporte de mercadorias, como prazos de entrega, regiões com dificuldade de acesso, conta-frete, entrada e saída de mercadorias, etc. 

O desafio logístico é sempre fazer mais, com menos, em menos tempo. Tarefa que exige um controle e auditoria frequente, principalmente quando falamos de movimentação de mercadorias. 

Com diversas opções de transporte no mercado, é uma tarefa árdua a escolha e depois o controle dessa carga. Todo esse trabalho pode muito bem ser feito manualmente por analistas logísticos. Porém, temos diversos pontos a ser levados em consideração, antes de optar por não utilizar um TMS na logística.

Seleção de transportadora sem um TMS na logística

A Seleção de transportadora manual pode ser muito trabalhosa. Não existe um padrão de cobrança, ou seja, transportadoras diferentes usam diferentes critérios de cálculo, o que dificulta ainda mais a comparação. Na prática, essa simulação não ocorre individualmente por mercadoria, mas por uma amostragem que o operador logístico costuma fazer para definir qual transportadora é a ideal para cada região.

Ou seja, não há garantia que no dia a dia aquela transportadora seja realmente a mais indicada para o transporte daquela mercadoria. Fica mais difícil ainda se for necessário fazer um comparativo de preço X prazo de entrega, tornando a seleção da melhor transportadora por mercadoria praticamente inviável, impossibilitando a economia na conta frete.

Além de tudo, a seleção manual está sujeita à propina, e sabemos que é uma realidade em algumas empresas. Transportadoras que cobram mais caro, pagam à parte ao operador, para que este selecione o seu frete. Muitas vezes são casos difíceis de identificar e extremamente prejudiciais à empresa. 

Conferência

A conferência do frete cobrado deveria ser um pilar essencial dentro da operação logística e do faturamento. Isso porque é preciso garantir que o valor cobrado é realmente o que foi acordado, além de evitar custos logísticos em duplicidade. Porém, além de precisar fazer uma série de cálculos como cubagem, advalorem, taxa de dificuldade de entrega, entre outros, ainda temos o adicional de que cada transportadora tem uma forma de cálculo e taxas específicas atreladas ao gerenciamento de transporte. 

Isso significa que o processo de auditoria se torna lento, as vezes nem mesmo sendo feito. Não podemos esquecer da questão de que erros podem acontecer, muitas vezes deixando passar valores que somados custam e muito para o embarcador. Além disso, todo o processo de conferência toma tempo ao operador, tempo que sabemos ser essencial para a logística. 

Controle de entrega

Se auditar uma fatura ou um CT-e manualmente é um trabalho que leva tempo, acompanhar a mercadoria até ela ser entregue também é um processo que exige atenção, organização e muito tempo. Muitas empresas nem mesmo fazem o controle da mercadoria, sem saber se ela está chegando no prazo acordado, e muitas vezes só se dando conta de um extravio quando o cliente entra em contato reclamando do processo de transporte porque não recebeu seu pedido.

Não é raro um operador ter que, manualmente, conferir o status da mercadoria no site da transportadora, para checar o andamento do transporte. Isso quando a transportadora possui esse recurso, caso contrário é ainda mais trabalhoso, tendo que estabelecer contato por telefone ou e-mail.

Se não houver um controle adequado, a chance de termos muitas perdas e atrasos nesse segmento é imensa. Importante ainda salientar que, como não há um sistema que identifique notas em atraso, o operador acaba fazendo o acompanhamento de todas as notas, ao invés apenas das que carecem tratamento.

Falta de integração entre fluxos sem um TMS na Logística

Quando o controle da operação de transporte é feito de forma manual, muita coisa é controlada por planilhas e outros documentos, normalmente não havendo integração entre eles. Ou seja, quando se busca todas as informações referentes à uma nota, é necessário consultar diversos locais diferentes para ter um cenário geral daquela mercadoria. 

Relatórios e Provisionamento

De tudo que foi destacado até agora, esse é um dos tópicos mais críticos. Isso porque transporte é planejamento. Para reduzir despesas, é preciso existir um planejamento prévio do que se pode gastar, e de como isso será feito.
Com uma série de planilhas e um controle manual, a possibilidade de se trabalhar com um planejamento eficaz é reduzida drasticamente. É muito mais moroso o processo de criar um histórico de fretes, bem como a extração desses dados de forma com que seja possível prever o valor de frete. 
Estes são apenas alguns pontos a serem considerados na hora de querer ‘economizar’ não contratando um TMS (Transportation Management System). No fim, automatizar o processo de auditorias de fretes é um ganho imenso para a empresa. Tanto financeiro, pois evita erros na hora da auditoria, seleciona a transportadora mais barata e calcula previamente o custo do envio da mercadoria, quanto em tempo, que é um ganho tão significativo quanto o financeiro.

O operador que não precisa conferir e acompanhar fretes manualmente, tem tempo para buscar novos parceiros, identificar e corrigir rotinas que estão impactando no processo logístico, analisar e implementar novas estratégias de transporte, ou seja, tem tempo para tratar os casos que realmente precisam ser tratados e assim transformar a logística efetivamente. No fim, tempo também é dinheiro. Economizar tempo é economizar dinheiro e direcionar esforços para aperfeiçoar e criar boas práticas. 
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Fernanda Luiza Koffke

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