Tudo sobre TMS e como utilizar em sua operação

Compartilhe:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email
Você sabe o que é um TMS e como ele pode transformar a logística da sua empresa? Nesse post, você saberá tudo sobre como essa ferramenta de gestão auxilia você a controlar sua cadeia logística de transportes ponta a ponta.

Transportation Management System em inglês. TMS é uma Solução de Gerenciamento de Transporte. Software que gerencia todo o processo da cadeia logística de transportes, melhorando a qualidade e eficiência de todo o processo de distribuição.

O TMS (Transportation Management System) permite controlar todos os processos das operações de transportes. Com um sistema de gerenciamento de forma conectada e geralmente tem a possibilidade de integração a um ERP, o que facilita o fluxo dos processos da logística.

De modo geral, o sistema tem como finalidade controlar os custos logísticos de cada operação. A qual não envolve somente os veículos sem si mas também processos como: a contratação de transporte, planejamento das rotas, manutenção da frota, monitoramento de entregas, entre outros.

Como funciona um TMS?

Um sistema de TMS na grande parte das vezes é Saas (software as a service). Isso facilita a gestão de diversas tabelas de fretes e informações e permite a transferência da gestão da logística de transportes. Antes tudo era feito por planilhas e diversas anotações singulares para um software com centralização de informações da logística.

Além da facilidade de controle das informações, um TMS é um sistema para gestão que auxilia na diminuição de erros humanos dentro das operações logísticas. Nele, o gestor passa a ter controle de todo o processo. Além disso, gera indicadores para a tomada de decisão. O que acarreta na agilidade da operação e controle das negociações.

Normalmente, um TMS é dividido em módulos que são adquiridos de acordo às necessidades de cada empresa. O objetivo é alcançar melhores resultados e obter a otimização dos processos logísticos de transporte, com o aumento da produtividade no processo de distribuição.

Em softwares mais robustos, tem-se ainda a confirmação das entregas realizadas, bem como o controle e a auditoria dos pagamentos de fretes, tudo isso, automatizado.

Quais são as funcionalidades de um TMS?

Uma ferramenta de TMS para gestão de transportes pode ter diversas funcionalidades para tornar eficiente uma operação logística, dentre elas:

  • Controle de fretes de terceiros;

Diversas vezes, a contratação de fretes dos embarcadores é centralizada em planilhas ou tabelas, o que acarreta em morosidade aos processos da operação. Este cenário ainda, por mais primordial que pareça, ainda é o momento atual de diversas empresas. Mas, pode ser evitado e adaptado às tendências do mercado de tecnologia logística atual. Um software de TMS pode te auxiliar desde o inicio da operação de transportes. Com o auxílio da tecnologia, é possível realizar uma contratação de fretes automatizada, otimizando processos, reduzindo e centralizando os custos com os fornecedores de transporte de uma operação.

O planejamento das rotas é um dos processos mais essenciais nas operações logísticas devido à sua importância para uma efetivação das entregas eficiente. Pois ao planejar suas rotas, você tira das mãos do seu motorista o planejamento das mesmas, economizando quilometragem e consequentemente combustível. É ainda mais interessante que exista um software que auxilie nesse processo para que otimize ainda mais o planejamento de rotas. Eliminando assim os processos manuais e morosos para trazer eficiência à operação.

Um processo de gestão e monitoramento de entregas é pilar base para uma operação de transportes satisfatória aos clientes e eficiente. Pois acompanhar seu processo de distribuição em tempo real traz um prazo de entregas mais fidedigno à realidade e com isso, a satisfação dos seus clientes perante às entregas no prazo. É interessante também ao realizar o acompanhamento destas entregas, é possuir as informações de rota em tempo real. Pois com isso, é possível tomar medidas paliativas e não prejudicar nenhum dos lados nesse processo.

  • Auditoria de Fretes;

A auditoria de fretes é uma das principais atividades das operações logísticas devido á redução de custos que pode proporcionar. Essa prática consiste em analisar o que foi acordado e cobrado pelo transportador após os serviços de entregas e entender assim, se existe ou não alguma divergência nesses conhecimentos de frete. Para não sofrer com os altos custos de não realizar esse processo, ou para não ficar refém dos erros humanos, é interessante que este processo seja automatizado, o que aumenta a eficiência da conferência e reduz custos.

Por que ter um TMS nas operações logísticas de transportes?

Diversos motivos podem ser citados quando se pergunta: “Por que ter uma ferramenta de TMS?” dentre eles, podemos citar:

  • Tomada de decisão mais assertiva

Para cada cálculo de frete, emissão de documentos como o manifesto de carga ou o conhecimento de transporte. Documentos que precisam ser realizados no processo de transporte ou para cada encomenda que precisa ser entregue. Nesse momento o TMS entrega benefícios. Seja para a simulação do cálculo das tabelas de frete, o que faz com que haja uma avaliação de custo e seja realizada a contratação de transporte mais assertiva para o tipo de carga e produto.

Assim, o processo torna-se mais confiável, seguro, rápido e ainda, há uma decisão mais precisa quanto às expectativas de gastos de cada empresa. Isto é, quem fica responsável pela contratação de transporte, decide qual a melhor opção de frete, seja por valor, prazo, entre outros. Tudo isso, dentro dos parâmetros de custo-benefício que a empresa preza.

  • Planejamento e otimização de rotas

Quando há diversas entregas num mesmo caminhão, o transporte é de carga itinerante. Até mesmo quando há entregas fracionadas, ter um planejamento de rotas é extremamente importante.

Com a possibilidade de poder otimizar as rotas da cadeia de transportes, sua empresa consegue diminuir custos, bem como, aproveitar da melhor maneira a jornada de entregas de motorista.

Um TMS entra nesse processo ajudando a controlar todas essas questões. Ainda considerando janela de atendimento, tempo de entregas, melhores rotas, entre outros. Tendo assim, um planejamento mais focado e uma execução muito mais assertiva no processo de distribuição.

  • Melhoria de processos com o monitoramento de entregas

Quando não existem métricas, não temos como controlar, acompanhar e mensurar os processos. A chance de não alcançar os resultados esperados e ainda, possuir uma tomada de decisão estratégica, são mínimas.

Por isso, quanto mais informações possuir a respeito das operações, maior a chance de uma boa performance quanto à resultados.

Esse caso fica ainda mais agravante com o processo de monitoramento das entregas pois você está cara a cara com o cliente, tendo de mostrar uma boa postura e eficiência quanto aos serviços prestados.

No caso de notificações proativas, o monitoramento do transporte de cargas auxilia na melhoria do processo, podendo haver a tomada de decisão preventiva quando há avarias na carga, por exemplo.

Por isso, de consegue transformar a logística, fazendo com que a tomada de decisão deixe de ser reativa. Ela precisa ser proativa e proporcionar ao gestor a facilidade de antecipar e evitar os riscos com a carga, com impactos menores e maior satisfação dos clientes.

As vantagens de um TMS

Agora que você já sabe porque deve contratar uma ferramenta de gestão de transportes, conheça as vantagens disso.

  • Mais praticidade na gestão de documentos

O número de documentos que uma empresa recebe diariamente é enorme, o que pode ser um grande problema quando não se tem o apoio de um TMS completo para fazer sua gestão.

Vamos levar em consideração que uma empresa com uma conta frete mediana pode expedir e receber em torno de 30 mil notas fiscais/mês. Isso, somados a  conhecimentos de frete e autorizações. O que torna praticamente impossível eliminar a chance de que não ocorra um erro no processamento dessas documentações.

Nessas horas, portanto, é imprescindível contar com uma software de gestão.

Tarefas que antes eram feitas em horas podem ser executadas em segundos e você ainda consegue eliminar erros de digitação causados pela inclusão manual de informação.

Além disso, é possível facilitar o entendimento das inconsistências; liberar a equipe para atividades estratégicas; otimizar a gestão de fornecedores; evitar problemas com transportadoras e clientes; diminuir erros com cobranças de frete; também o tempo gasto com controle de documentos. Com o TMS LINCROS, por exemplo, é possível reduzir o tempo de digitação para equipes em mais de 60%.

  • Otimiza a gestão de operações de frete

Qualquer empresa embarcadora, seja do meio industrial ou varejista, enfrenta processos diários de contratação, solicitação e aprovação de frete.

No entanto, essas são tarefas que exigem certa organização por parte do embarcador. Afinal, são momentos em que se está lidando com negociações de valores e a consolidação de parcerias, e é preciso ter um alto nível de controle durante esse processo.

Mas, como fazer isso? Usando um TMS completo.

Ao apostar nessa solução é possível fazer uma gestão das operações de frete, como simulações e solicitações ou cotações. Tudo de forma otimizada e ágil dentro de um sistema único de gerenciamento, facilitando o controle de custos e fornecedores.

Os registros se tornam mais precisos e as alçadas de aprovação podem ser previamente definidas. Além disso, você reduz o tempo destinado à organização e controle de solicitações de frete; elimina o tempo gasto com cálculos de frete, com a verificação de listas de prazos das transportadoras e com a comparação de tabelas; registra todas as operações de frete; e otimiza a tomada de decisão do embarcador.

Você também poderá gostar desses posts:

Logística de transportes: tudo o que você precisa saber sobre um processo eficiente

Auditoria de Fretes: Uma torneira de recursos aberta em sua operação

O que é um BID de transportes e como fazê-lo?

  • Organiza a gestão de valores

Fazer uma gestão competente de valores no setor de logística é essencial para qualquer empresa, porém, para muitas, ainda funciona como um desafio.

Primeiramente, por exigir grandes esforços da equipe, que usa boa parte do seu tempo para gerenciar o grande volume de conhecimentos de transporte, os CT-es, recebidos. Porém, com um TMS completo é possível vencer diversos obstáculos e com esse não é diferente.

Com a automação das auditorias de fretes e controle das divergências as organizações podem liberar a equipe logística para demandas táticas e estratégicas. Além de: aumentar a produtividade e eficiência; ampliar o nível de controle em relação à conferência de valores; melhorar a gestão financeira; e reduzir custos com cobranças indevidas.

  • Melhora o relacionamento com fornecedores

Uma das vantagens do uso do TMS é melhorar e fortalecer o relacionamento com fornecedores. Independentemente do porte da empresa ou do volume de trabalho é preciso trocar informações de forma ágil e clara com as transportadoras. Isso facilita operações como expedição, embarque, entrega e resolução de ocorrências.

Para isso, é necessário ter canais e padrões para troca de documentos, processos claros para o envio de notificações e cobranças. E, obviamente, uma equipe treinada para manter tudo isso funcionando. Ou seja, realizando comunicação com as parcerias de transporte e serviço da sua empresa por meio de um software de gestão.

Entre os benefícios do uso de um TMS estão: agilizar a troca de documentos entre parceiros, tornar a troca de informações sobre problemas e ocorrências mais transparente e evitar devoluções e reentregas.

  • Gerencia entregas e ocorrências com eficiência

Fazer a gestão de entregas e ocorrências não é uma tarefa fácil. Controlar prazos de entrega, contornar ocorrências, evitar custos desnecessários com reembolsos ou reentregas, avaliar atrasos, erros e devoluções. Todos são um desafio enorme quando não se tem a automação como aliada. Porém, com o uso de um TMS completo você pode ter sucesso em todas essas tarefas de gestão.

Com um software como o TMS é possível: acompanhar o ciclo de entrega do pedido; melhorar a gestão da informação sobre as entregas; facilitar o monitoramento de processos e a aplicação de melhorias; reduzir custos, evitando devoluções e reentregas; e permitir a resolução proativa de problemas, antes mesmo que a informação chegue ao cliente final.

Portanto, a nossa dica é: adote um TMS e não seja aquela empresa que toma ciência de uma ocorrência apenas quando o cliente liga para reclamar. Esteja a frente, seja proativo.

  • Automatiza processos rotineiros de aprovação de frete

Toda contratação de frete deve ter início quando o valor negociado é aprovado. E quando o mesmo é compatível com a disponibilidade de caixa da embarcadora, é claro. Além disso, a responsabilidade pelas aprovações deve ser clara, de forma a evitar que pessoas não autorizadas liberem pagamentos em nome da empresa.

Por isso, em um momento de negociações como esse, é fundamental contar com um sistema que permita determinar alçadas de aprovação específicas para cada situação. Isso melhora o controle sobre toda a operação logística. E ainda: registrar todas as aprovações de contratação de fretes, formalizar e padronizar cotações (eliminando a utilização de e-mails e cotações informais). Organizar o processo de aprovações de frete e facilitar a comunicação entre as áreas financeira e logística é outra vantagem da solução.

  • Potencializa a visão estratégica

Ter uma visão estratégica dos negócios é primordial para crescer e ter sucesso. No entanto, é necessário também reunir e analisar informações relacionadas a qualidade do serviço de entrega, eficiência no cumprimento de prazos e participação dos custos de transporte nas vendas totais da empresa, por exemplo. O objetivo principal é aprender, corrigir e melhorar os resultados. Isso só é possível para quem tem dados organizados e acessíveis.

Portanto, nessas horas, é essencial contar com um sistema automatizado de gestão logística. Por meio do módulo de BI do TMS LINCROS, por exemplo, é possível ter todos os dados gerados pelo setor para fazer comparações e controlar indicadores chave – como fluxo de compras e vendas.

Entre suas principais vantagens estão: o acesso claro e rápido a informações estratégicas, permitindo uma tomada de decisão mais rápida e precisa; o conhecimento total a informações operacionais e gerenciais; o reconhecimento de falhas; e o alcance de resultados e desempenho das principais atividades logísticas em tempo real.

  • Reduz custos

Você deve ter percebido que em todos os pontos citados até agora é possível que a sua empresa diminua o tempo que a equipe deposita para a finalização de determinada atividade. Além disso, gerar menos retrabalho devido a automação de determinados processos, como o controle de ocorrência. E, por fim, não dispor de gastos desnecessários por um erro na auditoria de fretes. Mas, afinal, o que todas essas situações têm em comum?

A resposta para essa pergunta é muito simples: elas estão totalmente relacionadas com a redução de custos. Com um software de gestão completo é possível reduzir até 20% do valor da sua conta frete. Ou seja, você pode eliminar grande parte dos custos existentes ao realizar uma operação de gestão de transporte de alto nível.

Agora que você já tem todos os motivos para contratar um TMS para sua empresa. Lembre-se de procurar sempre por um fornecedor com expertise em processos logísticos de transportes, como a Lincros.

Vamos conversar sobre sua operação?

Já conhece nosso Podcast? Vem tomar um café com a gente!

Deixe seu comentário

Receba os melhores conteúdos sobre logística no seu e-mail e otimize a gestão da sua empresa.


Os conteúdos são 100% gratuitos e você pode parar de receber quando quiser.
Nova call to action

Recomendamos para você:

O que é redespacho?

Muitas pessoas têm dificuldade para identificar o que é redespacho e como isso acontece. E é uma dúvida muito recorrente de quem chega aqui na Lincros, por isso decidi escrever esse artigo para vocês.
All articles loaded
No more articles to load
lincros

Receba os melhores conteúdos sobre logística e ​otimize a gestão da sua empresa

Obrigado por entrar em contato conosco!

Insira seu nome e e-mail para prosseguir para o WhatsApp

lincros

Conecte sua cadeia de transportes ponta a ponta

Uma plataforma. Controle total.