Monitoramento de entregas e a sua importância nas operações

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Com tantas demandas enfrentadas dia após dia pelo embarcador no setor logístico, por exemplo, documentos de transportes, cotações de fretes, contas de clientes e pagamentos diversos, a gestão e monitoramento de entregas acaba sendo deixada de lado. 

Embora isso seja bem comum, o planejamento de entregas é fundamental para se obter produtividade e assertividade na logística, uma vez que se bem instruída, proporciona ganhos reais na operação de distribuição. 

Sendo assim, você considera que a sua operação de entregas está sendo sendo bem gerenciada e monitorada, ou ela está pronta para buscar soluções tecnológicas inovadoras?

Distribuição e operação

Mais da metade da distribuição no País é realizada por modal rodoviário, e o setor de transportes pode representar até 60% dos custos logísticos nas empresas. Em determinados segmentos, esse número pode ser até superior, impactando diretamente no faturamento e na saúde financeira das organizações.

É imprescindível utilizar mecanismos para gerir a distribuição e garantir a entrega, controlando custos e a qualidade perante o serviço prestado ao cliente. Várias transformações impactaram o setor logístico nas últimas décadas, mas no sentido de evolução, e evolução que comprova que a logística é tão atual quanto os primeiros sinais de distribuição no País. 

No fundo, para não possuir o futuro incerto na logística de distribuição, embarcadores devem constantemente observar as atuai práticas de mercado, estar atentas às frequentes mudanças, contidas em buscar soluções tecnológicas para inovação e desenvolvimento que qualifica a tomada de decisões. 

Somente com isso será possível garantir a eficiência da operação, expansão, projeções e crescimentos esperados.

Planejamento de entregas

O planejamento das entregas ou coletas poderá ser desempenhado pelo embarcador ou por terceiros, como por exemplo, um operador logístico. Cabe a empresa optar pelo modelo que melhor lhe atenderá considerando os objetivos esperados.

É correto dizer que não existe operação certa ou errada; existe um modelo que melhor se adapta na operação de acordo com o segmento da empresa, modelo de atuação e formato de distribuição. Um modelo bem comum é a distribuição direta entre o fornecedor ao cliente. Neste caso, a operação é mais concentrada e geralmente, permite o planejamento de forma mais ágil e estruturado. 

Por outro lado, o planejamento de entregas também pode ser realizado por um intermediário, por exemplo, centro de distribuição/filial. Aqui , leva-se em consideração a localização/região, particularidade de clientes e da operação, com a finalidade de otimização de processos e redução de custos na operação.  

Independentemente da forma que sua empresa transporta, a tecnologia proporciona maior eficiência operacional. Se a sua operação é composta por frota própria ou terceiros dedicados, sabe-se que esse ponto pode ser explorado como diferencial competitivo, pois permite absoluto controle dos veículos, e sendo assim, autonomia para gestão e monitoramento de entregas.

Em outra frente, se a sua empresa opta por terceirizar o transporte, saiba que embarcadores já estão automatizando o acompanhamento de entregas, eliminando processos morosos, aumentando a satisfação do cliente, auxiliando no controle dos pedidos e gerando oportunidades para avaliar o SLA das transportadoras. 

Monitoramento: frota própria ou frota terceirizada? 

Após o planejamento e roteirização de pedidos, é hora de se preocupar com o monitoramento das entregas. Para isso, existem soluções que auxiliam embarcadores em vários cenários, centralizando informações e fornecendo autonomia e matéria para gestão, entregando total controle e efetividade na operação. 

Deste modo, o embarcador poderá ter distribuição própria com os veículos da empresa, transportadoras dedicadas, operação com autônomos dedicados ou agregados. Por outro lado, quando falamos de frota terceirizada, basicamente é a contratação de transportadoras para distribuição ou transferências.  

6 ganhos propostos por soluções específicas na gestão e monitoramento de entregas por frota própria

Comprovante de entregas em tempo real: Com determinados recursos, na gestão de entregas, é possível eliminar problemas de notas ou entregas; basicamente, soluções específicas possibilitam ao motorista, coletar o comprovante de recebimento do pedido no ato da entrega.

Alertas em tempo real: A integração de ponta a ponta na distribuição, fornece acessibilidade para controlar e comunicar um alerta em tempo real. Geralmente, usa-se o smartphone do motorista ou outro dispositivo, alinhando praticidade e agilidade para apontar uma anomalia ou incidente.

Previsibilidade e estimativas de entregas: O controle e a previsibilidade são ganhos essenciais na operação de monitoramento. O embarcador consegue gerar estimativas de entregas, estimativas de custos com transportes e além disso, uma série de indicadores que melhoram a performance de entregas e a gestão do negócio.  

Devoluções: Problemas nas entregas devem ser vistos como ameaças na operação de embarcadores. A devolução é um desses vilões, que pode ser contornado facilmente. É possível tratar e reverter a devolução na rota do motorista, identificando o motivo e resolvendo a situação in loco, até agendando uma nova entrega. 

Monitoramento das rotas: Após o planejamento das rotas, é momento de verificar se o que foi proposto está sendo realmente executado. Apenas com o dispositivo de rastreador, torna-se tarefa difícil analisar todas as rotas e identificar a efetividade das entregas. Para uma operação de êxito, é fundamental buscar soluções que consigam buscar as rotas planejadas e cruzar os dados entre o previsto x realizado. 

Redução de hora extra dos motoristas: Pequenos detalhes na operação de transportes fazem muita diferença. Uma vez que o controle está diretamente associado ao planejamento de entregas, a hora extra dos motoristas são reduzidas, assim como retrabalhos e atividades ineficientes, frutos de descontrole na operação de distribuição.

6 ganhos propostos por soluções específicas na gestão e monitoramento de entregas por frota terceirizada

Ocorrências: A integração é realizada para automatizar a comunicação entre transportador e embarcador. Em casos de eventos nas entregas, pode padronizar ocorrências no sistema, com a finalidade de prevenção em futuras entregas.

Status do pedido: De forma inteligente, tanto o embarcador quanto o cliente consegue saber o status do pedido. Exemplos: Se o pedido já foi emitido, se saiu para entrega, se está em trânsito ou se já foi concluído. Além disso, outras informações relacionadas ao status do pedido e da nota fiscal ficam à disposição do embarcador.

Monitoramento pelo cliente: Com o uso do EDI, rastreabilidade em tempo real, as soluções permitem que o embarcador consiga acompanhar todas as entregas, e o cliente também receberá informações sobre o pedido por e-mail.

Centralização das entregas: A solução consegue listar e apresentar todas as entregas que estão sendo realizadas, e isso de forma organizada, estejam elas sendo transportadas por cargas fechadas ou cargas fracionadas. Com relatórios diários, o embarcador consegue monitorar e gerir facilmente as entregas de seus pedidos.

Indicadores e SLA das transportadoras: Uma vez que é possível identificar qual transportadora faz as entregas sem atrasos, ou que possuem o melhor desempenho, é possível tomar decisões estratégicas para aprimorar a gestão de entregas e pedidos.

Processos menos operacionais: O cenário logístico de transporte conta com vários processos que muitas vezes são completamente manuais. Isso não é diferente na gestão e monitoramento de entregas. O EDI permite automatizar processos, eliminando a necessidade do embarcador ligar atras das transportadoras e do cliente, se precisar notificá-lo sobre o status da entrega.

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