Cotação SPOT: Quais os impactos de uma negociação eficiente

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A modalidade de Cotação Spot é uma opção de frete que visa auxiliar empresas nos processos logísticos de transportes, apoiando nas demandas, otimização, eficiência de entregas e também, contribuindo até para a redução de custos.

Neste post, vamos discutir os impactos de uma negociação de fretes eficiente, apontando os ganhos por parte do embarcador e também do transportador, além de como afeta economicamente o setor de transportes como um todo. Se você quiser uma abordagem mais conceitual sobre o frete Spot é só acessar esse link.

Um resumo breve sobre a cotação Spot

A terceirização de transportes é vista como um desafio na visão macro da logística, pois geralmente, o setor responsável pela coordenação de fretes entende que aí moram os maiores custos associados à logística. 

Na busca incessante pela qualidade, eficiência de processos e redução de custos, os embarcadores optam por terceirização com base na negociação de tabelas de fretes fixas, e definidas por região. Esse processo, subentendido como BID, pode ser realizado a curto ou a longo prazo, a fim de definir as melhores opções de custos para um transporte de cargas com as melhores tarifas e acordos. 

Por ser comum, é um cenário válido, mas certamente em algum momento, sua empresa já teve a necessidade de contratar um frete esporádico com uma nova transportadora em cena, sem ter negociado previamente uma tabela.

A modalidade Spot representa um contrato esporádico, urgente ou imprevisível. Basicamente, é a procura entre o embarcador pela transportadora, que, o objetivo será suprir uma demanda sem ter ou querer, necessariamente, uma tabela negociada. 

Sendo assim, é importante para o embarcador saber com clareza quais são os objetivos e a real necessidade para optar por essa modalidade, visto que o mercado atua diferentemente na gestão de tempos e preços negociados.

Em que momento utilizar?

No processo logístico, o transporte é a etapa responsável por conectar clientes a fornecedores e a matéria-prima para as indústrias. Essa conexão pode ser realizada de diferentes formas com os parceiros logísticos, por exemplo, com a definição de acordos com coletas diárias, negociando tabelas, utilizando cotação contrato etc.

Algumas características que serão apresentadas abaixo, mostram justificativas para buscar no mercado a modalidade Spot, e também, em que cenários é comum abrir esta cotação para o mercado. 

  1. Transporte único e urgente; 
  2. Mais comum no perfil de cargas fechadas;
  3. Frequente quando o transportador parceiro não dispõe de oferta de veículos;  
  4. Geralmente quando se tem uma demanda rápida e efetiva;
  5. Necessário atender algum cliente com o menor tempo possível;
  6. Analisar opções no mercado para reduzir custos; 

Pensando em modalidades de operação, a cotação Spot é aderente em qualquer cenário. Em alguns segmentos de mercado, é utilizada com mais frequência e outros com menos, sendo que existem casos também que a cotação Spot é o único formato de transportes da operação. 

Algumas situações, como a sazonalidade, altas demandas e oscilações de mercado, fazem com que diferentes segmentos tenham aderência superior a cotação Spot, mas nesse caso, é necessário ter um bom planejamento para gerir e controlar a operação de forma preventiva, para conduzir com eficiência a contratação de transportes, otimizando custos e garantindo o transporte em momento de alta demanda.

Pontos importantes para ter uma negociação eficiente com a cotação spot

A complexidade em gestão e contratação de fretes, auditoria de pagamentos e todo o fluxo de processos necessários para fazer a transportadora ser acionada, faz do transporte a maior parcela dos custos logísticos de uma empresa.

Em tempos, existem ações que podem ser tomadas para que embarcadores sejam mais proativos com a gestão de fretes. Por exemplo, você já pensou se for possível reduzir os custos com transportes usando a cotação Spot? E se você reduzir 1, 2 ou até 5% do custo em cima de cada embarque na sua operação? 

Eficientemente, a negociação Spot pode ser aliada fiel ao embarcador. Em seguida, listamos 7 pontos de discussão para ser levado em consideração ao negociar um contrato Spot, os quais são:  

Transportando no tempo ideal

Se o objetivo for atender aquele cliente específico ou suprir uma necessidade de entrega em tempo emergencial, é sempre válido a garantia na escolha do fornecedor ideal para que o frete chegue em tempo ágil. Essa é uma das premissas da cotação Spot, facilitar a negociação do frete levando em consideração o melhor tempo para realizar o transporte. Isso é possível devido à negociação ser mais próxima e pontual, visando atender uma preocupação imediata de acordo com a sua necessidade de transporte. 

Mais participantes é menos custo

Para que um potencial fornecedor não passe despercebido e seja alcançado, é imprescindível que o embarcador envie a solicitação de cotação para o número considerável de participantes, a fim de obter elasticidade e competitividade no preço do frete. A cotação Spot demanda do momento da transportadora, e os custos tendem a trilhar caminhos diferentes na formulação de valores em situações emergenciais. Por isso, mais participantes representa maior competitividade e assim, custos menores. 

Entrega prioritária

Com objetivo claro em atender da melhor forma a demanda do embarcador, o transporte negociado e acordado será tratado como prioridade internamente pela transportadora. A cotação Spot proporciona maior comprometimento com a sua carga, pois entende-se que a sua entrega precisa estar à frente das outras demandas que a transportadora tem diariamente. 

Garanta a entrega em todo o território

Encontre a transportadora certa para atender a demanda atípica. Por mais que sua operação conte com tabelas definidas por região, qual será a sua contrapartida se você tiver que contratar um frete para um local ainda não transportado? A cotação Spot assume o desafio de encontrar o transporte ideal considerando particularidades de cada processo. Alguns exemplos são as rotas além do escopo de atuação dos seus parceiros, longas distâncias e  regiões nunca atendidas.

Esqueça trâmites, contrate de forma simples e objetiva

Por não ser necessário definir contratos longos, onerosos, com cláusulas extensas e difícil gestão, a cotação Spot consegue ser rápida e contratada facilmente. Como não existem tabelas ou acordos que definem volumetrias mínimas, ou fortes exigências por parte da transportadora, você pode evitar multas e transportar tranquilamente. Lembre-se, você poderá firmar novos transportes com esses parceiros futuramente.  

A transportadora também ganha

É um relacionamento saudável para ambas as partes, oferecendo ganhos tanto ao embarcador quanto a transportadora. Uma das principais características é a forma de pagamento desta modalidade, que geralmente, sendo à vista, é atrativo para a transportadora. Outro ponto importante é o momento da transportadora, que precisando faturar, assume um frete com preço diferente. Além disso, ela também pode estar com veículos ociosos, e sabemos que, caminhão parado é dinheiro perdido.

Aumente o poder de negociação

Pensando criteriosamente nas oportunidades da cotação Spot e eficiência dos fretes, nessa modalidade é plausível utilizar estratégia para negociar assertivamente o melhor frete pelo melhor preço.

Como já mencionado, alguns modelos de operação utilizam a cotação Spot como aliada fiel no transporte. Sendo assim, que ações eu posso tomar para reduzir custos e sem perder a qualidade do serviço? Eu realmente tenho o melhor preço entre todas as outras transportadoras que participaram da solicitação Spot? Abaixo será possível analisar algumas estratégias que são utilizadas por embarcadores com apoio tecnológico. 

Como a gestão tecnológica vai me auxiliar na cotação Spot? 

O apoio tecnológico soma para aumentar a produtividade da sua equipe de transportes, otimizar processos, além de reduzir custos. O TMS Lincros possibilita automatização e inteligência na contratação do frete, fazendo com que sua operação tenha desempenho superior na gestão do transporte. 

Em seguida, listamos cinco passos para você contratar o frete Spot no TMS: 

1. Garanta o melhor custo

O sistema TMS permite abrir várias solicitações de cotações. As transportadoras vão responder com os melhores custos e o sistema será inteligente para definir qual a transportadora será a melhor opção, considerando preço ou tempo para entrega imediata. Além disso, o TMS apoia também em todo o fluxo da contratação de fretes, isso é, negociação, envio de ordem de coleta e até a parte fiscal, o pagamento.

2. Faça isso de forma produtiva

Com a tecnologia, todas as cotações serão rápidas e eficientes. Esqueça atividades operacionais. Correr atrás da transportadora, ligar ou enviar e-mails não será mais sua realidade. Sua equipe tende a atuar com proatividade ao abrir uma cotação para o mercado, em que várias transportadoras poderão participar do seu processo.

3. Se for necessário, abra uma renegociação

Se você ficar insatisfeito com o preço não tem problema. Renegocie a cotação pelo sistema quantas vezes quiser, e garanta o acordado com o negociado no ato do pagamento. 

4. Estipule um valor para ser pago

No portal de solicitações, você pode definir um valor pré-estipulado limitando o custo que você poderá ter com o frete. É um processo similar ao leilão, vista como alternativa para transportar pelo preço que você julgar ser adequado em relação a sua demanda. 

5. Contrate

Por último, garanta a contratação a entrega e o pagamento negociado. No TMS, todas as contratações são centralizadas, organizadas e você pode medir qual transportadora possui melhor eficiência, além de quais foram os seus ganhos se você tiver pré-acordado tabelas, para critérios de comparação. 

Quer uma gestão de fretes eficiente trazendo vantagens para sua operação? Solicite contato com um de nossos consultores e entenda como transformar a sua operação de transportes com a Lincros!

Cezar Almeida

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