Existem diversas formas de otimizar o resultado de frete: ao optar pelo modelo de transporte carga lotação ou por meio de uma tabela de frete personalizada, por exemplo. Porém, essas não são as únicas formas de buscar melhores condições de frete. Os embarcadores também podem explorar outras práticas operacionais interessantes para os seus negócios, como a cotação.
A cotação funciona como uma solução para resolver uma situação pontual, em que é preciso enviar uma carga não compatível com a negociação previamente acordada na tabela. Ocorre em casos específicos e é uma prática mais simples do que o BID, por exemplo, um processo mais complexo, quando a embarcadora opta por fazer um processo de contratação de serviço por meio de alçadas de aprovação, seguindo um procedimento mais estruturado.
Com a cotação, o trabalho do embarcador precisa ser mais objetivo. O gestor deve apenas selecionar algumas transportadoras que, possivelmente, estão aptas para atender a demanda, fornecer todas as informações necessárias para essa contratação (cidade/UF de origem e destino; CNPJ do remetente e destinatário; tomador do frete; peso do material; quantidade de volumes; dimensões totais dos volumes; valor da mercadoria) e, com essas transportadoras, vai realizar uma cotação, ou seja, negociar valores e prazos para uma carga específica.
É um recurso que pode ser adotado em situações em que o embarque foge dos padrões de carga transportada, ou em condições específicas de entrega que, no modelo de transporte normalmente utilizado, não seriam plenamente atendidas.
Características da cotação que influenciam no custo de frete
Como a cotação é um recurso que o embarcador usa somente em determinados situações, existe uma série de características específicas, relacionadas ao próprio processo, que influenciam diretamente no custo de frete. Confira, a seguir:
– Intensificar o relacionamento com transportadoras parceiras: uma das principais características da cotação é que ela pode ser feita com as transportadoras que já são parceiras do seu negócio. Com um transportador parceiro você tem uma tabela negociada, então, quando surge uma demanda específica, é preciso entrar em contato e verificar a disponibilidade deste parceiro para atender ao pedido, lembrando sempre de reforçar o prazo de entrega.
O transportador pode atender à solicitação com um caminhão que não atingiu a ocupação, ou até mesmo contratando um serviço terceirizado, resolvendo o problema do embarcador. Assim, ele vai estar intensificando ainda mais a parceria com a embarcadora. E o embarcador, com maior poder de negociação – afinal, já conhece a transportadora -, pode reduzir seus custos, e ainda ter a segurança de contar com um serviço de entrega qualificado. Mas, como você verá abaixo, a cotação pode ser realizada, também, com transportadoras com as quais você ainda não tem uma relação comercial.
– Oportunidade de avaliar serviços e ter novos parceiros de transporte: em uma cotação é possível também fazer uma avaliação sobre o serviço de outras transportadoras e, com isso, existe uma grande chance de conhecer novos (e bons) parceiros. Para algumas empresas, funciona até como espécie de teste.
Imagine a seguinte situação: um cliente solicita a entrega de uma mercadoria que não estava prevista e é preciso usar o recurso da cotação. Muitas vezes, as transportadoras parceiras podem não ter espaço em seus caminhões ou disponibilidade e esse, então, é o caso usar a cotação para avaliar o serviço de novas transportadoras.
Ela permite a você fazer uma seleção de transportadoras, verificar se elas estão aptas a atender a demanda, escolher pelo melhor custo/benefício e, ao acompanhar a performance da transportadora, é possível que se inicie um novo relacionamento comercial.
Mas, lembre-se: a cotação não é um leilão de carga. Ou seja, não significa que você vai contar com transportadoras parceiras ou que a todo o momento vai estar negociando e fechando contrato com outras transportadoras. É preciso existir um equilíbrio: acionar o recurso da cotação somente quando for necessário, e estar aberto a novas possibilidades.
Ao deixar de lado o trabalho dos seus fornecedores, é possível que eles desistam da parceria. Ao mesmo tempo é importante não ter como base do seu serviço de transporte somente as transportadoras parceiras, em certo momento elas podem ter uma dificuldade operacional ou até mesmo financeira e não conseguirem atender as suas demandas. Portanto, procure manter aquelas relações que já estão firmadas e são vantajosas para o seu negócio, mas esteja sempre atento a diferentes oportunidades.
As vantagens da cotação para otimizar o resultado de frete
Maior poder de negociação
Em uma cotação é possível negociar tanto com o transportador parceiro quanto com aquele desconhecido. No primeiro caso, mesmo com uma tabela de frete acordada, é possível sugerir um novo valor para o transportador, afinal, é um serviço específico e diferente daquele que se está acostumado a fazer. No segundo, com transportadoras não contratadas, você pode fazer novas propostas (em cima daquelas já negociadas) e atingir uma redução no valor de 10% ou 20%, otimizando o resultado de frete.
Aproveitamento de carga
Em uma cotação é possível que a transportadora aproveite um caminhão que já está seguindo para uma mesma rota e, com isso, o embarcador pode ter uma economia no frete.
Melhor prazo de entrega
Muitas vezes, em um fluxo normal de atuação de uma transportadora fracionada, por exemplo, o prazo de entrega é longo, até porque são várias paradas pelo caminho até chegar ao destinatário. Porém, em uma cotação ocorre justamente o contrário. Com a possibilidade de aproveitar um serviço de entrega que já está em curso, o embarcador, ao receber uma solicitação diferente, consegue atingir o prazo de entrega acordado, o que aumenta as chances de agradar o seu cliente e também de melhorar o resultado de frete.
Atuar com proatividade
Outra vantagem da cotação é a proatividade, tanto por parte do transportador, que para manter uma parceria vai oferecer o melhor do seu serviço (e isso inclui apresentar o melhor preço para o bolso do embarcador), quanto para o embarcador que vai buscar, da melhor forma, atender à solicitação do seu cliente e manter essa relação.
Para o caso da cotação é possível contar também com o auxílio de um software de gestão de frete, que está preparado para lançar cotações no sistema e, a partir do melhor preço, você já pode iniciar uma negociação. E ainda todo o histórico da contratação está registrado. Com isso, é mais fácil identificar as melhores opções de serviço de transporte para o seu negócio.
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