Contratação de fretes: pontos de atenção que você deve ter

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No mercado atual a agilidade, qualidade e custo das entregas são decisores para uma compra. E você, embarcador, o que está fazendo para exercer uma melhor contratação de fretes?

Quando você decide comprar algo pela internet, por exemplo, verifica o preço do produto em vários sites e define que os dois possuem ofertas pelo mesmo preço, qual será o decisor final da sua compra? Provavelmente, os parâmetros levados em consideração será o custo do frete e o prazo de entrega. 

Conheça seu cenário

É fundamental conhecer a própria operação, planejar a maneira que você trabalha: onde fica sua maior praça? Quais são as transportadoras que atendem aquela região? Sua carga é fracionada ou lotação? A entrega é o último passo de um longo processo logístico, e nesse artigo vamos falar sobre os pontos de atenção na contratação de fretes e as inúmeras variáveis presentes nesta etapa, que é decisiva para a fidelização de um cliente. 

Conhecendo bem o cenário da sua própria operação, agora é a hora de entender e mapear o cenário da operação da empresa que pretende contratar, você deve assegurar que sua carga está segura e que os devidos cuidados com eventuais especificidades da mercadoria estão sendo tomados. Por exemplo: se sua carga é refrigerada ou congelada, como o embarcador pode acompanhar a temperatura, se a carga for composta por produtos frágeis, quantas caixas podem ser empilhadas para garantir a qualidade dos produtos?

Variáveis contratuais na contratação de fretes

Ao fechar contrato com alguma transportadora é muito importante analisar alguns aspectos variáveis, pois não se trata de um simples acordo sobre os parâmetros de prazos e frete valor, é vital que se tenha plena atenção nas generalidades da tabela de frete, que incluem taxas como:

  • Reentrega e devolução;
  • GRIS (taxa do Gerenciamento de Risco);
  • Taxa de difícil acesso (TDA);
  • Taxa de dificuldade de entrega (TDE);
  • Pedágio;
  • Seguro;
  • Armazenagem, etc;

Nem sempre apenas o custo de um frete é seu custo absoluto, um custo de viagem engloba vários gatilhos, e muitas vezes o barato sai caro. Se essas taxas não estiverem acordadas, a transportadora poderá incluí-las como bem entender, dificultando o trabalho do embarcador em analisar e avaliar o trabalho que está sendo realizado na rua e posteriormente na auditoria do frete.

Por isso, além de estar atento ao custo do frete, prazo de entrega e cláusulas contratuais, é preciso saber o nível de eficiência das transportadoras que atuam na entrega para seus clientes ou fornecedores. 

A TDE (Taxa de Dificuldade de Entrega) acontece geralmente com entregas para grandes magazines, quando existem muitos veículos para descarregar e o gerenciamento não está sendo extremamente efetivo. Essas entregas podem levar de horas até dias para serem liberadas ao descarregamento.Quando sua carga é fechada, você pode definir estratégias como uma transportadora que tenha um Centro de Distribuição em pontos específicos, para que naquele espaço seja realizada um redespacho ou desunitização de um pallet e transferência para cargas fracionadas, evitando que a taxa seja aplicada. 

É sempre interessante ter ao menos duas transportadoras homologadas, enquanto um cliente pode optar por um tempo de entrega menor, mesmo que custe mais caro, isso pode garantir a fidelidade dele e consequentemente outros cliente podem optar por um custo menor, não exigindo urgência de entrega.

Definindo o caminho a ser seguido

A partir do conhecimento das características operacionais, é o momento da definição de cenários atuantes, e onde entra a principal estratégia a ser seguida. Usualmente, são levados em consideração os seis pontos a seguir:

  • ínicio e fim;
  • volumetria/cubagem;
  • variáveis;
  • carga(ensacado, granel, pallet);
  • fluxo (inbound, transferência, entrega);
  • veículo (carreta, truck, fiorino);

Será possível solucionar imprevistos mais facilmente se você tiver ao menos três transportadoras homologadas, assim, quando alguma delas não tiver carros disponíveis, será possível viabilizar outro tipo de entrega. Além disso, seguindo uma padronização de tabelas de frete, será como ter um caminho para ser seguido, se uma tabela é por peso, outra por cubagem, elas não seguem um paralelo, impedindo uma análise eficaz.

Também poderá ser vantajoso fazer cotações SPOT quando você precisa praticar preços fora da cotação fixa (tabela). Deverá acontecer quando se fecha uma carga e deseja um custo menor que preço tabela.

Competitividade na contratação de fretes

Atualmente inúmeros embarcadores contam com o benefício da tecnologia a fim de uma escolha mais assertiva para captação de novas tabelas, escolha dos melhores fretes e melhores indicadores para tomada de decisão. Iniciando o processo de contratação de fretes e seguindo parâmetros você está garantindo um padrão de recebimento de tabelas, o que facilitará a gestão e o planejamento logístico.

Um excelente benefício de atuar com o auxílio de uma tecnologia de contratação fretes é manter um alto número de transportadoras sem perder performance avaliando cada frete, nem custo operacional por isso. 

Uma prática muito comum hoje, é o embarcador definir tabelas fixas por região ou limitar a um pequeno número de transportadoras, procurando agilizar esse processo moroso e despachar a carga o quanto antes.

O resultado disso é um cenário limitado que pode acabar deixando de lado a competitividade e boas práticas vigentes no mercado, além disso, torna inviável revisar o custo de não realizar uma ampla investigação para efetuar determinado frete. Obtendo de maneira automática a definição do melhor frete por pedido sob parâmetros previamente definidos, como prazo ou custo você não está ganhando apenas tempo com a análise das tabelas, você está assegurando que seu cliente final está recebendo a melhor oferta do mercado.

Satisfação do Cliente e indicadores

É imprescindível investir na satisfação do cliente, por isso você sempre deve estar atento ao acompanhamento de entregas e o se o prazo da entrega está sendo cumprido. Trabalhar com indicadores de performance de (KPIs) e nível de serviço (SLA) pode facilitar seu trabalho, com o auxílio de indicadores para análise e definição das transportadoras que melhor atende seus clientes.

Comparando a tabela de frete e o SLA histórico será possível desenvolver argumentos de negociação, buscando sempre aumentar a qualidade do serviço para o destino final. Saber quando é o momento certo de ter as cartas do jogo e optar por realizar cotações com preços não definidos em tabela é reduzir custo logístico e elevar a confiança com o cliente final, e recebendo uma resposta no menor tempo possível que se entrega uma resposta ao seu cliente no tempo ideal. 

Processos feitos de maneira manual são vagarosos e passíveis de falhas graves que impactam negativamente a imagem de sua empresa e geram custos monetários indesejáveis. Alcançando de maneira estratégica e automatizada o melhor custo ou prazo é utilizar a tecnologia como um aliado essencial em um mercado cada vez mais competitivo, o diferencial pode estar na agilidade de uma operação com um alto nível de qualidade do serviço. 

As variáveis contratuais costumam causar dores de cabeça e grandes problemas, conheça bem seu cenário e sempre tenha cautela com essas variáveis no fechamento de contrato, evitando que elas só estejam presente quando o inesperado já aconteceu. Esteja atento para as melhores estratégias que cabem dentro da sua operação e tenha as maneiras corretas de medi-las. 

Hoje as melhores práticas do mercado contam com o auxílio da tecnologia para alavancar e aperfeiçoar ainda mais os negócios do mercado, sejam grandes empresas que estão estabilizadas, ou novas que estão em busca de um diferencial, pois no mercado atual seu principal objetivo deve ser o planejamento e gestão estratégicos. E você, embarcador, quais pontos de atenção citados acima precisa aprimorar dentro da sua operação? 

Converse com um de nossos especialistas e entenda como podemos auxiliá-lo a erradicar processos manuais e aprimorar ainda mais sua movimentação logística.

João Sartor

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