Como montar uma central de monitoramento de entregas

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Você tem dúvida se realmente vale a pena investir no monitoramento de entregas? A proposta deste post é esclarecer alguns dos principais questionamentos sobre o assunto e minimizar as objeções. Vamos falar sobre as principais vantagens de usar a tecnologia para ter mais controle sobre o transporte de cargas e explicar passo a passo como montar uma central de monitoramento.

Como todo mundo já sabe o transporte de cargas é responsável pelo abastecimento de todo o país. A logística é um fator determinante para a economia do país, porém o investimento na malha viária ainda é considerado pequeno. Segundo dados do Anuário CNT do Transporte, o aumento de rodovias pavimentadas foi de 23,2% nos últimos 15 anos. Já a frota de veículos cresceu 184,2% no mesmo período. Por isso, é tão importante monitorar

acompanhar em tempo real o status das entregas e a localização dos veículos.

Entenda os benefícios de monitorar a sua frota

A comunicação é um fator determinante para o sucesso no segmento de logística. Imagine que você precisa transportar uma determinada mercadoria e não tem informações sobre o horário e tempo de coleta, tempo de viagem ou estimativa de tempo para a entrega. Numa situação como essa a comunicação será um agrante, pois será difícil o entendimento entre colaboradores e o relacionamento com o cliente pode ser afetado.

Já publicamos um conteúdo rico sobre como a integrar equipe de entrega, central de monitoramento e gestão. O uso da tecnologia é uma alternativa para se manter competitivo, resolver situações inesperadas com agilidade e reduzir eventuais falhas de comunicação e na gestão de entregas. Com um sistema de gestão de entregas, por exemplo, você pode monitorar a carga de saída do armazém até a chegada ao destino.

7 motivos para fazer o controle de entregas

  • Acompanhar a entrega em tempo real;
  • Agendar coletas durante a rota;
  • Garantir a comunicação entre motorista e central de monitoramento;
  • Registrar as ocorrências em tempo real, inclusive com imagens;
  • Resolver as devoluções no momento da ocorrência;
  • Controlar horas extras, paradas para alimentação, descanso, repouso e paradas não programadas;
  • Informações exatas sobre a entrega, nota fiscal, jornada do condutor.

Como montar uma central de monitoramento em 5 passos

Antes de saber como montar uma central de monitoramento é importante que você entenda como ela vai funcionar. O objetivo da central é receber e reunir todas as informações relacionadas ao transporte de cargas e tomar as medidas necessárias para minimizar possíveis problemas. Para isso, a central pode acompanhar todo o processo por um dashboard, onde visualiza todas as etapas da operação, desde o embarque até a entrega ao consumidor final.

Vamos supor que devido a um acidente, uma determinada entrega não será feita no prazo previsto. O papel da central de monitoramento é informar o cliente sobre esse imprevisto e estipular uma nova data de entrega. Por meio deste acompanhamento sua organização irá reunir dados para comparar o planejado x realizado, levando em conta as variáveis específicas da sua empresa.

1. Tamanho da central

As etapas de como montar uma central de monitoramento são simples, a primeira e mais importante é definir o tamanho ideal para a sua central. O recomendado é que tenha um operador para cada 30 veículos, mas este número pode variar entre 20 e 40 veículos de acordo com o seu segmento e região de atuação.

2. Região de atuação

É comum que os gestores questionem como montar uma central de monitoramento eficiente. A resposta é: depois de determinar o seu tamanho, o passo seguinte é definir a região de acompanhamento. Ou seja, cada operador será responsável por uma quantidade específica de caminhões e rotas de uma região específica.

3. KPIs

Você concorda que não adianta nada monitorar e não acompanhar os resultados? Então, não basta saber como montar uma central de monitoramento, fazer tudo conforme o recomendado e não avaliar os dados capturados. Inclusive, é fundamental definir KPIs, pois são os indicadores de desempenho que lhe orientarão na tomada de decisões. Alguns indicadores são: tempo em trânsito, devoluções, exatidão nas notas e pontualidade. Saiba mais no post “Aprenda a usar indicadores de desempenho logístico de entrega“.

4. Treinamento

Além de seguir as etapas anteriores é imprescindível oferecer treinamento constante aos profissionais que atuam na central de monitoramento. A capacitação contribui para que os colaboradores otimizem o tempo e identifiquem gargalos, aumentando a produtividade e minimizando custos adicionais.

5. Análise dos resultados

A análise dos resultados é determinante para identificar melhorias que devem ser feitas, não só na central de monitoramento, mas em todas as etapas do processo logístico. Vale lembrar que o uso de softwares especializados simplifica a emissão de relatórios, que poderão inclusive direcionar o SLA nas entregas.

Quer saber mais sobre como usar os indicadores de desempenho logístico reunidos pela central de monitoramento de frotas? Faça o download deste checklist e conheça os 20 principais indicadores de desempenho para o setor de transporte de cargas e avalie o seu negócio.

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