Auditoria de Fretes: reduza custos e aumente a segurança

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A auditoria de fretes é uma das principais atividades de uma operação logística, prática que permite ao embarcador identificar se o que foi cobrado pelo transportador está de acordo com a tabela previamente negociada.

Ninguém quer correr o risco de pagar um valor de frete equivocado, certo? Então, para não sofrer prejuízos com uma alta nos custos devido a erros de cálculo, a auditoria de frete se tornou uma tarefa que precisa ser executada diariamente por um embarcador. Averiguar se as cobranças estão adequadas ao que foi planejado e estabelecido na tabela acordada e identificar divergências e duplicidades, ou uma cobrança de serviços que não foram prestados pela transportadora, deve estar, portanto, na agenda dos gestores.

Você já imaginou ter uma auditoria de fretes com segurança, contemplando vários cenários corporativos diferentes, atendendo diversos modais de transporte, tais como aéreo, rodoviário, aquaviário e ferroviário? Utilizando uma ferramenta que seja multi-negócio, multi-produto, multi-volumetria, multi-tabelas?

Hoje as transportadoras no Brasil emitem diversos tipos de conhecimentos de transporte eletrônicos, mais conhecido como CT-e, tais como: normal, redespacho, devolução, reentrega, diária, além dos mais convencionais é comum a transportadora emitir notas fiscais de serviço referentes ao custo de descarga, paletização e dentre outros serviços.

Mas como funciona?

A gestão de fretes é um processo que demanda uma série de esforços da equipe logística. Primeiramente, pelo grande volume de CT-es movimentados em apenas um dia –  e que pode alcançar a casa dos milhares todo mês. Em um segundo momento, devido à complexidade das tabelas de frete comum em boa parte das contratações. E, por último, mas não menos importante, para decidir qual o melhor momento de realizar a auditoria.

Muitas empresas acabam conferindo o valor cobrado somente na fatura – e isso pode ser um problema no momento de fazer o controle de cobranças. A melhor hora para fazer a validação é na emissão do CT-e. Assim, todo dia, você verifica os conhecimentos recebidos e faz a checagem do que foi cobrado com o que foi negociado.

Ao identificar uma divergência de valores, pode acionar diretamente a transportadora para resolver – existem procedimentos a serem seguidos e um prazo limite para o cancelamento. No caso da fatura, o processo se torna muito mais burocrático. É preciso fazer uma retificação, cancelar ou lançar um abatimento na cobrança e isso envolve outras áreas dentro da empresa, como a fiscal, a tributária e a de controladoria, por exemplo, o que pode gerar mais transtornos para o embarcador.

Além disso, essa é uma operação que exige uma margem de erro mínima, senão o impacto pode ser gigante no resultado de frete. Para isso, contar com o apoio de profissionais qualificados e sistemas de gestão, como o nosso TMS Embarcador, que auxilia no processo de auditar fretes e faturas de forma ágil, é imprescindível.

 

Como surgem as divergências de frete?

Algumas empresas ainda não enxergam a auditoria como um procedimento indispensável. Porém, é preciso lembrar que é por meio dela que se pode realizar uma melhor gestão do negócio. 

Pensando que é preciso estar atento para evitar erros de cálculo de frete na emissão de documentos de transporte e de cobrança das transportadoras contratadas, confira, a seguir as principais origens das divergências de frete. 

Reajuste automático

um reajuste automático pode pegar qualquer embarcador de surpresa quando a atenção não está voltada à auditoria de frete. Muitas vezes, o embarcador não percebe o reajuste e acaba atuando com base na vigência anterior, pagando por um custo de frete maior do que o previsto, afinal, o transportador a partir da mudança já está emitindo o frete em cima de uma tabela que para ele é atual.

Por isso, é preciso estar constantemente ligado nas cobranças enviadas pelas transportadoras, além de ser parceiro da transportadora ao ponto de fazer com que esse reajuste seja o menor possível para o seu bolso.

Frete calculado fora da tabela negociada

Na maior parte das vezes, são pequenos detalhes que levam a erros no cálculo do frete. Calcular o frete fora da tabela acordada é um deles. Pode até parecer uma prática impossível, afinal, quem não teria esse cuidado? Porém, é muito provável se perder nesse controle devido, principalmente, ao grande número de CT-es emitidos diariamente.

Portanto, a nossa dica é: fique atento ao cadastro das tabelas, já que a transportadora pode não ter a tabela cadastrada corretamente em seu sistema.

Outro ponto de atenção é a escolha de uma ou outra tabela devido ao CNPJ, pois podem existir tabelas distintas para cada unidade da empresa embarcadora. Por fim, confira o tipo de operação realizada: o embarcador pode ter mais de uma tabela negociada com valores diferentes para fretes inbound e outbound, e isso pode impactar diretamente no resultado de frete.

Cobranças em duplicidade por não obter Auditoria de fretes

Um dos pontos cruciais de uma boa gestão de valores é acompanhar de perto a emissão de fretes e faturas. As transportadoras, geralmente focadas em coletar e fazer entregas, não voltam a sua atenção para isso e, normalmente, é trabalho do embarcador fazer esse controle. Sendo assim, as informações contidas em notas fiscais, conhecimentos de transporte, pré-faturas e faturas de frete precisam ser conferidas à medida que vão sendo emitidas.

Assim, ao receber um CT-e ou fatura, o embarcador tem condições de consultar o histórico da nota fiscal e verificar se já há algum conhecimento ou cobrança da transportadora para aquela nota. Ou seja, a solução é realizar uma auditoria minuciosa dos documentos e manter um controle rígido em cima dessas cobranças, para não arcar com prejuízos ao pagar duas vezes pelo serviço contratado.

Serviços não prestados

Uma das grandes falhas para as embarcadoras está no processo de gestão que envolve a emissão de conhecimentos e faturas. Não realizar uma auditoria eficiente pode levar a empresa a ser cobrada por um serviço que, de fato, não foi realizado ou contabilizado corretamente pela transportadora.

Por isso, a importância da conferência de todos os itens lançados na fatura (ou nos conhecimentos de transporte) e do acompanhamento do histórico de cobranças. Verificar a relação das notas fiscais com aquilo que está sendo cobrado pode livrar você de pagar por um serviço que não foi efetivamente prestado.

 

Como combater essas divergências com a Auditoria de fretes?

  • Aumente o controle em relação à conferência de valores;
  • Melhore a gestão financeira;
  • Reduza custos;
  • Fique mais atenta a qualquer tipo de cobrança divergente e tenha mais cuidado na emissão de documentos;
  • Solucione rapidamente o problema de uma cobrança divergente.

 

É possível realizar auditoria de fretes automatizada?

Como seria possível auditar toda sua operação de transportes de maneira automática? A plataforma Lincros possui diversos mecanismos que auxiliam na gestão do controle de cada negociação. Além disso é importante salientar que cada CT-e a ser auditado manualmente tem um custo e diversas variáveis que tornam a vida do analista de logística cada vez mais difícil, burocrática e operacional.

Fluxo de processos

Todo o fluxo de auditoria inicia-se pelo cadastro das tabelas de frete, é nela que incluímos todos os componentes negociados com a transportadora e todas suas variações de cálculo. Nas negociações existentes no mercado existem diversos componentes de cálculo e variáveis que deixam o CT-e cada dia mais difícil de ser auditado.

Após a emissão do CT-e há a importação na plataforma Lincros a auditoria é iniciada de forma automática! O sistema faz diversas validações de acordo com cada cenário do cliente, existem diversos pontos a serem auditados, tais como valor de nota, peso informado na nota fiscal. Além disso, o peso cubado, taxas diversas, pedágio, etc.. e também verifica os relacionamentos das notas fiscais, ctes e faturas. Deixando o processo limpo, transparente  e passível de auditoria.

Imagine um volume de 10 Ct-es emitidos por dia, agora imagine um volume de 100, 1000, 2000 ct-es/dia. Seria necessário muitos analistas para verificar todos os pontos e valores negociados com a transportadora.

A auditoria não acaba na validação dos Ct-es versus negociação, ela acaba na inclusão, validação e aceite da fatura cobrada pela transportadora dos fretes realizados ao longo dos dias, semanas e meses.

Imagine controlar se um Ct-e foi pago de maneira correta e se o serviço foi prestado com um volume de dezenas de centenas de documentos emitidos no mês!

 

Afinal, como sua empresa faz hoje a auditoria de frete? Você não está precisando de um novo sistema para que o seu dia a dia seja mais estratégico e que seja gasto menos tempo tratando

o passado? Pense nisso!

 

Quer saber mais sobre auditoria de fretes e trazer redução de custos para sua empresa? Entre em contato com a Lincros!

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