Altos custos logísticos são um verdadeiro desafio para os gestores de logística e um dos principais ofensores de bons resultados. Quer saber como controlá-los? Esse post é pra você!
A logística é um dos setores mais complexos e custosos de uma empresa. Principalmente quando o produto exige peculiaridades de transporte, como é o caso de alimentos e medicamentos. Além dos custos para o desempenho do processo logístico, é nessa fase em que os produtos estão mais suscetíveis a roubo, o que pode custar muito à uma companhia.
Lidar com altos custos logísticos é um grande desafio dos gestores de logística. Está sob sua responsabilidade conhecer os principais, controlar e buscar redução dos custos de transporte e armazenamento. Neste post, abordaremos algumas dicas para que o gestor de logística possa controlar melhor os custos e defender o orçamento da área.
Mas afinal, o que são custos logísticos e como são afetados pelas decisões da empresa?
Apenas para ressaltar o tema, os custos logísticos são compostos por todos os valores fixos e variáveis associados ao desempenho da operação. Isso vale para qualquer negócio.
Os custos fixos e variáveis envolvem os valores associados à gestão de estoque, compra de equipamentos e veículos, pessoas envolvidas diretamente na entrega e gastos, diretos ou indiretos, relacionados ao funcionamento da operação até a entrega ao cliente final.
Segundo a Pesquisa Custos Logísticos 2017, desenvolvida pela Fundação Dom Cabral, os custos logísticos correspondem a 12,3% do faturamento das empresas, chegando a superar os 20% em mercados como agronegócio, papel e celulose e mineração.
Apesar de ter custos representativos, o setor sofre muitas vezes com reduções de orçamento devido a crises ou dificuldades financeiras. O ponto negativo é que o corte de orçamento não é a melhor saída para a redução de custos, pois pode comprometer todos os processos da operação e o resultado do exercício.
A boa notícia é que a tecnologia tem evoluído para ajudar nesse sentido. Ela pode ajudar otimizando os recursos já disponíveis, aumentando a produtividade e reduzindo gastos relacionados ao processo que acabam se tornando desnecessários.
Quando cortar custos logísticos pode ser um erro?
É muito comum que, em um cenário de crise, alguns custos podem ser reduzidos, otimizando processos, fazendo trocas de fornecedores e revendo velhas práticas. Se o momento da sua empresa é esse, planeje antes de tomar qualquer atitude e atente-se especialmente para três pontos: risco, qualidade e futuro.
- Risco: reduzir esse custo, pode colocar sua operação em risco?
- Qualidade: pode afetar a qualidade do seu produto ou da sua entrega?
- Futuro: quando a crise passar, terá feito sentido reduzir esse custo ou perderei competitividade?
3 pontos que precisam ser analisados ao cortar custos de logística
Nenhuma empresa deseja passar por um momento financeiro complicado, mas ele é inevitável em muitos casos. Quando vistos com inteligência e cautela, é possível passar por períodos de instabilidade sem grandes prejuízos para o negócio.
Tratando-se, especificamente, do corte de custos logísticos, separamos 3 pontos de atenção cruciais. Evite ao máximo a redução de custos a ponto de:
- Oferecer riscos aos funcionários: Cortar despesas com segurança do trabalhador, manutenção de caminhões, ou qualquer outra que ofereça risco aos funcionários nunca é uma boa ideia. Imagine que, por conta desse descuido, um de seus funcionários sofra um acidente. Além de manchar a imagem da empresa e gerar um trauma irreparável, uma indenização como essa pode falir de vez o orçamento do seu negócio. Por isso, pense bem antes de cortar qualquer custo logístico relacionado à segurança.
- Comprometer a qualidade do serviço: Conquistar clientes é uma tarefa nada fácil. O relacionamento se estabelece por meio de confiança e qualidade do serviço. Se cortar custos de logística for tão drástico a ponto de comprometer a reputação da sua empresa, pise no freio.
Fique atento às reclamações dos clientes, procure saber o que está acontecendo e sempre corrija os erros. Se cortar gastos significar a perda de clientes, a situação de crise tende a piorar e sua empresa pode até precisar fechar as portas. - Tornar a empresa pouco competitiva no futuro: Esse é o ponto mais complicado, porque não pode ser percebido a curto prazo. Nesse caso, cortar custos de logística significa não fazer investimentos. Isso pode comprometer a competitividade da sua empresa, já que a torna defasada em relação às outras. Tenha em mente que o corte de custos de logística precisa ser inteligente e eficaz.
Além disso, por mais contraditório que pareça ser em um momento de crise, investir em tecnologia pode ser a saída mais simples, inteligente e barata. Assim que a situação se estabilizar, experimente fazer simulações investimento x retorno financeiro de investir em uma solução tecnológica. Dessa forma, sua empresa se mantém competitiva, corta gastos e, de quebra, melhora a qualidade dos serviços.
Ficou interessado em cortar custos de logística? Temos uma plataforma ponta a ponta para gestão logística que pode te ajudar a reduzir pelo menos 15% dos custos de transporte.
Porque a tecnologia é a melhor resolução para os altos custos logísticos?
Você é responsável por uma equipe de 25 profissionais qualificados que trabalham cerca de 8 horas diárias (fora horas extras) para realizar tarefas operacionais e monótonas como roteirização, contratação de transportadores, acompanhamento da jornada do motorista por Whatsapp e telefone, auditoria de cada fatura de pagamento dos seus fornecedores de transporte.
Eu tenho certeza que sua equipe dá conta de tudo isso oferecendo o melhor nível de serviço possível. Mas também posso afirmar que não é dessa forma que você conseguirá reduzir os custos de transporte da sua empresa. Vamos para alguns exemplos:
- Enquanto um especialista em roteirização pode levar uma manhã para elaborar uma rota, com o apoio de uma solução de roteirização com algoritmos inteligentes ele poderá planejar a mesma rota em poucos minutos.
- O Contratador de fretes precisa se organizar em meio a tabelas e contato com transportadores, e se ele pudesse filtrar os melhores transportadores e custos de fretes com poucas informações no sistema? Ou melhor, abrir um processo de cotação onde o sistema de leilão mostrará a melhor opção disponível.
- O auditor de pagamentos pode levar um dia inteiro buscando divergências em faturas emitidas pelo transportador. Enquanto com uma solução especializada, ele poderá atuar apenas nas irregularidades apontadas pelo sistema, que enviará as notas corretas diretamente para o setor financeiro. Alguns clientes tiveram redução de 90% do tempo de auditoria outros, 10% da conta-frete.
E por que isso é relevante? Além de reduzir custos operacionais. Agora você contará com sua mão de obra qualificada para pensar estrategicamente em otimizar a operação logística e reduzir ainda mais os custos relacionados à área.
BÔNUS: 4 indicadores de desempenho para medir custos de transporte
Avaliar indicadores de desempenho é extremamente importante para uma boa gestão de custos logísticos. De nada adianta contar com um software como um TMS completo e não usar de forma positiva as informações geradas. Todo dado de transporte armazenado no sistema pode ser analisado e, a partir dos resultados, é possível ter uma empresa mais competitiva no mercado, principalmente quando se trata da avaliação de custos logísticos.
Para analisar bem a performance do seu negócio, portanto, é preciso, primeiramente, entender que a área de logística não funciona como uma despesa, mas sim como um setor estratégico dentro de uma organização. Mas com base em indicadores de performance, será possível medir, controlar e reduzir esses custos, com o apoio da tecnologia.
O primeiro passo é elaborar indicadores logísticos que serão acompanhados diariamente pelos gestores. Assim, você consegue avaliar o seu custo total, que envolve a qualidade do serviço da transportadora, e medir as suas despesas, a eficiência da empresa no mercado e também o seu nível de performance.
Pensando nisso, separamos 4 melhores indicadores voltados à logística de transporte. Saiba como eles podem auxiliar na gestão do seu negócio:
- Custo de transporte vs % das vendas
Este é um dos indicadores de desempenho mais utilizados para medir o resultado da conta frete e é o principal indicador relacionado aos custos de transporte de uma empresa. Ele mede quanto o valor do frete representa na venda da mercadoria, ou seja, aponta a participação dos custos de transporte nas vendas totais da empresa. Seu resultado vai depender das características da carga, principalmente do volume, peso e valor da mercadoria.
Por meio desse indicador, é possível ter uma visão dos custos de transporte como um todo dentro da receita de vendas, seja ela bruta ou líquida. O objetivo, neste caso, é fazer uma avaliação desse resultado e procurar reduzir este indicador, com o desafio ainda maior de fazê-lo sem perder o nível de serviço.
Para isso, é preciso definir as metas pretendidas com base na concorrência, no preço médio do produto, ou até mesmo segmentar o percentual de frete sobre as vendas em categorias, linha de produto, e avaliar os diferentes desdobramentos de resultado. Assim, você pode ter uma noção geral sobre os seus custos, verificar o que está sendo positivo para o seu negócio ou se alguma estratégia de transporte precisa ser alterada.
- Resultado de Eficiência de Entrega e custos de transporte:
Para se ter um bom retorno sobre o investimento (ROI) e atuar de forma eficiente, é preciso acompanhar de perto o trabalho exercido pelas transportadoras. Para isso, muitas empresas utilizam como indicador de desempenho o Resultado de Eficiência de Entrega, que mede o percentual de entrega que a transportadora parceira do seu negócio está atendendo. Com isso, você pode saber se a sua mercadoria está sendo distribuída de maneira eficiente.Para medir esse indicador, a embarcadora estabelece uma política de serviço de entrega com a transportadora.
A combinação é que ela alcance, por exemplo, 95% de eficiência (importante notar que esse índice não é uma regra de mercado, mas sim uma meta/objetivo que varia de empresa para empresa). O que isso significa? Que a cada 100 entregas ela precisa cumprir com o prazo em 95% dos casos. A partir disso, é possível avaliar o desempenho do serviço de entrega como um todo, conhecer aquela transportadora que não está realizando um serviço eficaz para, assim, exigir algumas medidas e ações corretivas em cima da situação apresentada, evitando futuros problemas para o seu negócio, como maiores custos para realizar as entregas de forma eficiente.
- Acuracidade:
O significado desse indicador nada mais é do que medir a precisão e a exatidão de dados e informações, permitindo que se verifique quando existem erros ou equívocos na emissão de documentos, por exemplo. Uma transportadora pode errar na cobrança de frete e isso tem um impacto enorme na operação e no resultado de frete de uma embarcadora. Por isso, é importante ter o controle de todos os documentos envolvidos no serviço de transporte.
Identificar no momento da emissão que um CT-e está com um valor divergente daquele pré-determinado na tabela negociada sempre será o melhor negócio, afinal, você pode acionar a transportadora em questão e, a partir disso, ela vai poder corrigir o erro, cancelando ou emitindo o documento. No entanto, pode ser que uma cobrança errada não seja percebida e somente depois de um mês seja avaliada, gerando retrabalho para reverter a situação e transtornos para as finanças do embarcador. E tudo isso pode ser analisado por meio de um indicador de acuracidade. Com ele é possível evitar equívocos como esse e ainda medir o nível de serviço da transportadora.
- Avaria de transporte:
Outro indicador muito importante para medir custos, que também está ligado à qualidade de serviço de uma transportadora, é o de avaria de transporte. Por meio dele é possível avaliar quais cargas sofreram avarias, conhecer o transportador responsável pelo serviço, entender porque isso aconteceu, saber quais foram os prejuízos devido a avarias e identificar a performance do serviço de transporte parceiro da sua empresa. Assim, você pode verificar a possibilidade de trocar de transportadora, reduzindo custos com devoluções e reentregas.
Bom, acredito que agora é possível identificar como a tecnologia pode ser uma aliada essencial para lidar os altos custos logísticos. Espero que esse material sirva de insumos para que você e sua empresa possam ser cada vez mais estratégicos e pensar na gestão de custos a longo prazo.
Se ficou interessado em otimizar seus resultados e ter mais controle sobre seus indicadores, nos contate!
Confira também o Kit do Gestor Logístico:
