Realizar o controle de combustível é fundamental para as empresas que querem ter previsibilidade de gastos e desejam gerenciar melhor as atividades diárias sem surpresas. Essa prática é comum na maioria das transportadoras, especialmente aquelas que têm uma frota grande.
Porém, esses cálculos são feitos baseados em estimativas, muitas vezes pouco efetivas, e não estão diretamente atrelados às condições atuais da empresa. Em organizações que crescem ano a ano, essa previsibilidade torna-se ainda mais difícil, visto que não é possível ter comparativos em relação a anos anteriores, já que os custos não se equiparam. Como fazer então o controle de combustível de forma exata? Veja 3 maneiras e entenda as vantagens e desvantagens de cada uma:
Planilha periódica de controle de combustível
Esse tipo de controle é feito comparando gastos anteriores, mês a mês ou anualmente. A estratégia serve principalmente para avaliar a evolução da empresa, o aumento dos custos com combustível relacionados ao aumento de preço, o possível desgaste dos caminhões, etc. Essa comparação é importante para identificar discrepâncias relacionadas ao uso de combustível e poder identificar possíveis causas.
Previsibilidade de gastos por quilômetro rodado
É um jeito interessante de prever custos, pois contempla mais facilmente reajustes no preço do combustível, rotatividade de clientes e outras necessidades especiais de cada um deles. Quando o controle de combustível é feito dessa forma, dificilmente há surpresas no momento de fechar as contas, já que os acordos são renovados a cada período. A desvantagem é que pode haver descontentamento por parte do cliente pela necessidade constante de rever custos. Nesse caso, pode-se estabelecer uma margem de negociação ao estipular um preço fixo.
Software de gerenciamento
O software para gerenciamento de frotas é a ferramenta que pode contemplar todas as modalidades de controle de combustível em uma só, além de conhecer a capacidade de desempenho da frota como nenhuma outra metodologia. Como o software possui todos os dados sobre a frota e também sobre os fatores externos, ele sabe com exatidão qual será o custo da operação e se há necessidade ou não de reajuste no preço. Somado a isso, o software é capaz também de fazer comparações com anos anteriores e informar sobre queda no desempenho ou aumento expressivo nos custos, mesmo que a empresa não tenha um número estável de clientes. Sendo assim, só com a ajuda da tecnologia é possível ter uma real previsibilidade de gastos e maior exatidão na execução de tarefas.
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