O transporte de cargas é uma das principais funções da rotina logística. Seja uma indústria, fábrica ou varejo, todos aqueles que lidam com a troca de produtos e mercadorias devem se preocupar em manter a eficiência dos processos e operações que existem em torno dessa movimentação, como, por exemplo, realizar uma gestão competente dos documentos logísticos que envolvem uma expedição.
Imagine que uma empresa com uma conta frete mediana pode, em apenas um mês, expedir e receber em torno de 30 mil notas fiscais, conhecimentos de frete, autorizações, entre outros arquivos, e que esses documentos devem ser administrados e organizados com muita precisão e cautela. Por isso, conhecer cada um desses documentos e seus tempos de guarda é essencial.
Principais documentos logísticos:
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A Nota Fiscal Eletrônica é um documento emitido e armazenado eletronicamente, obrigatório para qualquer movimento de venda e compra de produtos que estão sujeitos a tributação de Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). Tem como objetivo documentar uma operação de circulação de mercadorias (ou prestação de serviços), registrando detalhes sobre a transação e impostos que foram e/ou serão recolhidos, o que facilita o acesso para o emissor da nota, os órgãos públicos e o consumidor.
Sua emissão é de responsabilidade do remetente da carga, ou seja, daquele que está enviando a mercadoria, assim como a sua validade jurídica, garantida pela assinatura digital do emitente.
Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)
O DANFE é a versão impressa da NF-e. Nele estão as principais informações do documento fiscal. Sua função é facilitar o acesso aos dados da nota fiscal no processo de movimentação da mercadoria (nenhum caminhão, por exemplo, pode rodar sem a DANFE). Portanto, diferentemente do que se pen sa, esse documento não substitui a NF-e: ele funciona apenas como uma representação simplificada da mesma.
Conheça as principais informações da DANFE:
- Chave numérica de acesso da NF-e
- Código de barras da chave
- Dados do destinatário
- Valores
- Dados do emitente
Assim, no recebimento da mercadoria é possível que se confirme a existência efetiva dessa nota fiscal em uma simples consulta pela internet. Da mesma forma, o documento pode ser usado para colher a assinatura da pessoa responsável por receber o produto, servindo como um comprovante físico de que a operação foi concluída.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
O Conhecimento de Transporte Eletrônico é um documento fiscal emitido pelas transportadoras, que equivale a uma nota fiscal de prestação de transporte de carga realizado por qualquer modal (rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário e dutoviário). Assim como a NF-e, o documento é emitido e armazenado eletronicamente e certificado por uma assinatura digital do emitente. Os CT-es cobrem os serviços de transporte intermunicipais e interestaduais, simplificando as obrigações tributárias das transportadoras.
Esse documento também serve para ajudar na conferência de valores antes da emissão das faturas. É possível verificar se os preços negociados estão sendo cobrados pelo transportador corretamente e, assim, antever erros, como pagamentos duplicados.
Documento Auxiliar Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE)
O DACTE é a versão impressa do CT-e. Funciona como um comprovante de que o seu produto está sendo transportado conforme a legislação e, assim como o DANFE serve para facilitar o acesso aos dados do conhecimento de transporte no processo de movimentação da mercadoria (nenhum transportador pode rodar sem a DACTE).
Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)
O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais é emitido e armazenado eletronicamente assim como os outros documentos citados. O objetivo é agilizar o registro em lote dos documentos fiscais em trânsito e identificar características do transporte. O documento é gerado após o registro do CT-e e tem validade em qualquer região do território nacional.
Assim como a NF-e e o CT-e, o MDF-e também tem a sua versão impressa, conhecido como Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFE). A proposta é igual a dos outros documentos auxiliares: acompanhar o transporte e informar dados sobre a carga durante o trajeto de expedição.
Recibo de Pagamento de Autônomo (RPA)
O Recibo de Pagamento de Autônomo (RPA) tem como objetivo formalizar a contratação de um serviço específico, prestado por pessoa física sem vínculos empregatício regidos pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Ele é emitido pela empresa contratante e deve apresentar os dados do tomador do serviço, os dados do prestador do serviço, o valor acordado, assim como os valores dos tributos a serem retidos e o número do Código Identificador da Operação de Transporte.
No caso do setor de transportes, esse documento também pode ser chamado de Recibo de Frete ou Recibo de Pagamento a Contribuinte Individual do INSS. Seu objetivo é formalizar a contratação de um terceiro
Tempo de guarda
Se em apenas um dia existem milhares de documentos a serem gerenciados, sejam eles eletrônicos ou físicos, então conhecer o tempo de guarda de cada se torna essencial para melhor administração da empresa. Além de ajudar a manter os documentos organizados e armazenados da maneira correta, livra a organização de uma série de problemas burocráticos devido a perda de algum arquivo e até mesmo a uma prática de auditoria de fretes menos morosa e mais precisa.
Todos os documentos fiscais eletrônicos, como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), e arquivos XML de notas emitidas, como os CT-es, precisam ser arquivados por 5 anos (mais o ano de exercício vigente). De acordo com a Legislação Tributária Nacional, o emitente e o destinatário devem manter os documentos fiscais em arquivo digital pelo prazo estabelecido, exceto quando o destinatário não for um contribuinte credenciado para emissão de NF-e, nesse caso a guarda precisa ser física, já no caso da RPA, o tempo de guarda é de 30 anos.
Software TMS auxilia na gestão de documentos logísticos
Se agora os documentos são todos eletrônicos, que tal armazená-los e organizá-los por meio de uma software de gestão TMS? Mesmo que, historicamente, as empresas utilizem planilhas eletrônicas para gerenciar todo esse acervo, é preciso levar em consideração que o controle manual pode ser muito exaustivo e tomar tempo e dinheiro da sua organização. Por isso, a nossa dica é: automatize a gestão dos seus documentos logísticos.
Se até este momento você contava com uma equipe focada para executar tarefas operacionais e, com isso, estava sujeito a perder recursos em problemas corriqueiros, como erros de digitação e inconsistências não identificadas nas cobranças, com um software TMS você não precisa mais se preocupar. Isso porque ele tem uma infraestrutura segura e preparada para armazenar os documentos e arquivos de sua empresa, assim como para melhorar a comunicação com fornecedores e clientes por meio da troca eletrônica de dados (arquivos Electronic Data Interchange, ou Intercâmbio Eletrônico de Dados, conhecidos como EDI).
Vantagens do TMS na gestão de documentos logísticos
Ao contar com automação, atividades que antes eram feitas em horas podem ser executadas em segundos, fator que garante uma série de vantagens para aqueles que atuam no ambiente logístico. Confira, a seguir, quais são elas:
- Elimina operações manuais
- Acaba com erros de digitação e inclusão manual de informação
- Facilita a importação de arquivos
- Organiza e padroniza documentos
- Sistematiza a troca de documentos com outras áreas da empresa
- Otimiza a gestão de fornecedores
- Auxilia no controle de pendências
- Agiliza o conhecimento de faturas e pré-faturas
- Facilita o entendimento das inconsistências
- Diminui o tempo gasto com controle de documentos e erros com cobranças de frete
- Evita problemas com transportadoras e clientes
- Libera a equipe para atividades estratégicas
Gostou do artigo?
Então continue lendo o nosso blog e confira como o sistema TMS LINCROS, pode ajudar a sua empresa a gerenciar documentos logísticos de forma muito eficiente.
Imagem: pexels-artem-podrez-5025654
