Na sua empresa a manutenção de frota é sinônimo de dor de cabeça? Fazer a gestão dos veículos de forma manual é realmente um processo complexo. E, quanto maior a frota, mais difícil será. No entanto, existem soluções especializadas em logística que simplificam todos os procedimentos relacionados à manutenção de frotas. Neste post, você vai descobrir que é possível controlar as ordens de serviço de forma simples e ter mais visibilidade sobre a frota.
Manutenção de frota: cuidados essenciais
Você sabe qual é a situação da sua frota hoje? A documentação de todos os veículos está em dia, assim como a troca de óleo, lanternas, luz de freio, etc? A meta de quem atua no segmento de logística é manter os veículos sempre inspecionados para reduzir os custos operacionais. Para isso, existem três tipos de manutenção de frota:
- preventiva;
- corretiva;
- preditiva.
Uma dificuldade muito comum é fazer toda a gestão em papel ou por meio de planilhas. Por isso, sistemas especializados em logística são uma excelente alternativa para simplificar os processos e aumentar a eficiência. Inclusive, aqui no blog tem um post que apresenta cinco benefícios de usar um software para a gestão de frotas de veículos.
No caso específico da manutenção de frotas, uma solução especializada, como um gestão de frotas , tem vários diferenciais que facilitam a análise da situação de cada veículo, e também:
- controlar ordens de serviços;
- ampliar a visibilidade da frota;
- antecipar eventuais problemas;
- administrar a documentação dos veículos;
- reduzir custos.
Erros que você deve evitar na manutenção de frota
Listamos algumas das principais falhas que as empresas cometem na gestão de frotas, principalmente no que diz respeito a manutenção dos veículos. Então, se a sua empresa ainda comete algum destes erros, procure solucioná-los o quanto antes.
Falta de controle sobre a frota
A partir do momento que a empresa tem uma frota de veículos se torna primordial estabelecer processos para gerenciá-la. Porém, isso nem sempre acontece. Muitas organizações não têm controle efetivo sobre a documentação, revisões e reparos feitos nos veículos.
Por que ter o controle da frota?
- prevenção de infrações ou custos com documentação e itens (exemplo: extintor) vencidos;
- verificação diária de itens obrigatórios ou essenciais para a frota;
- controle de quilometragem por rota ou viagem;
- controle de custos de forma individual, auxiliando no rateio e ações futuras.
Inexistência de plano de manutenção
Outra falha muito comum é inexistência de um plano de manutenção preventiva. Com isso, eventuais problemas que poderiam ser evitados acabam se agravando e o resultado é mais custo para a empresa. Portanto, quando o assunto é gestão de frotas, também vale a máxima: “é melhor prevenir, do que remediar”.
Por que ter um plano de manutenção?
- possibilidade de agendar as manutenções sem impactar rotas ou viagens;
- organização da oficina com a lista de peças e serviços que devem ser efetuados por KM ou peíodos;
- diminuição dos custos com manutenções corretivas;
- diminuição de custos com socorro em rota.
Falhas no gerenciamento das informações
Algumas empresas têm diversas informações sobre a frota, mas não conseguem gerenciar tantos indicadores. Muitas vezes o levantamento dos dados é feito em papel e depois precisa ser transferido para planilhas. Tudo isso leva tempo e ainda existe o risco de eventuais erros no tratamento das informações.
Por que fazer o gerenciamento em plataforma digital?
- controle centralizado e facilitado dos indicadores da frota;
- alimentação de dados em tempo real;
- relatórios específicos para mensuração de custos;
- dashboard com os principais indicadores da frota para auxiliar na gestão visual da frota;
- lançamentos via aplicativo para redução de consumo com papel ou perda de dados.
Como fazer a manutenção de frotas de forma eficiente?
1) Elabore um plano de manutenção
A manutenção da frota deve ser vista como um item estratégico, que pode reduzir os custos da empresa. Para isso, é essencial traçar um planejamento de manutenção, principalmente a preventiva, que costuma antecipar e evitar problemas. Este plano deve levar em conta o modelo de cada veículo e as orientações do fabricante.
Dica
Tenha um checklist e faça a inspeção de todos os itens listados. Todos os veículos devem passar por este processo antes de sair em viagem e ao retornar.
2) Analise os indicadores
Escolha uma solução que permita acompanhar os indicadores e gerar relatórios automáticos. Com o Gestão de Frotas, por exemplo, é possível visualizar os dados da frota em tempo real, por meio de gráficos dinâmicos. Os indicadores também podem auxiliar na tomada de decisões, como a compra de um novo caminhão. Antes de decidir por uma determinada marca ou modelo, considere também os custos de manutenção.
Dica
Analise tanto o desempenho dos veículos, quanto a performance dos motoristas e procure identificar a origem das manutenções.
3) Aperfeiçoe os processos
Outra vantagem de usar a tecnologia na manutenção de frotas é extrair os dados do sistema para aperfeiçoar os processos. A empresa pode promover treinamentos para sensibilizar os motoristas sobre aspectos que impactam na manutenção dos veículos. Essa simples ação, apoiada em dados, pode aumentar a disponibilidade da frota.
Dica
Identifique quais os principais motivos de manutenção corretiva e promova treinamentos para evitar correções que possam ser evitadas.
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